En general las empresas se encuentran en la búsqueda de herramientas que les hagan más sencillo realizar sus tareas diarias.

Con la llegada de la tecnología son muchas las empresas que buscan incorporar las herramientas más modernas que las pongan en vanguardia.

Pero en ocasiones esta búsqueda solo se enfoca en la tecnología, y dejan de lado la verdadera Transformación Digital perdiendo la oportunidad de reorganizase en torno a sus objetivos estratégicos reduciendo costos y asegurando su crecimiento.

Eso fue lo que le sucedió a una empresa con la que trabajamos en el año 2019.

Se trataba de una empresa comercializadora líder a nivel nacional, con sucursales en varias partes del país y con los contratos más importantes de su ramo.

Esta empresa estaba buscando una herramienta que le permitiera al director general ganar en cuanto al control de las actividades que realizaban cada uno de los departamentos.

Con esto en mente buscaba incorporar como herramienta de trabajo un potente sistema ERP.

Así fue como el primer paso de su Transformación Digital fue la implementación de nuestro software OpenPyme ERP.

Como banderazo de salida el director general hablo con toda la empresa y les aseguro que se trataba del proyecto más importante del momento, por lo que debían dedicarle el tiempo y esfuerzo necesario para asegurar su éxito.

Incluso se realizaron actividades para reforzar la importancia de la implementación ERP, como incluir la imagen del proyecto dentro de la información que se compartía con todos los colaboradores y dentro del vídeo institucional de actividades.

Con estas actividades de gestión del cambio, el proyecto empezaba con píe derecho.

Al interior de la empresa la gestión del proyecto quedo en manos del departamento de tecnología, que tenían todas las ganas en realizar con éxito el proceso de implementación.

A pesar de el buen comienzo, con el paso del tiempo quedo claro que el Director General visualizaba la Transformación Digital como un proyecto tecnológico dejándolo completamente en manos del departamento de tecnología y delegando el seguimiento en manos de una persona de mando medio.

Organizacionalmente solo el director general tenia autoridad sobre los mandos medios, por lo que, sin el apoyo del director general, el departamento de tecnología nunca tuvo la autoridad suficiente para ser oído dentro de la empresa.

Esta situación se vio más clara cuando las demás áreas de la empresa se negaron a hacer cualquier cambio en sus procesos y echaban en saco roto cualquier sugerencia de mejora.

El momento clave y donde se hizo evidente que para el director general era únicamente un proyecto de software fue cuando, pasados 6 meses, junto con los mandos medios exigió que la implementación del sistema ERP quedará listo en tan solo los próximos 30 días.

Además, el director general delegó en manos de los mandos medios, los mismos que se habían negado a realizar cualquier cambio, todas las negociaciones sobre el rumbo futuro de su Transformación Digital.

El resultado la suspensión del proyecto de Transformación Digital de manera definitiva.

¿Qué lecciones nos dejo?

Antes de empezar este análisis es importante añadir una dato relevante:

Esta empresa traía la historia de un grande e importante desfalco financiero que le costó el puesto al director general anterior.

Como ya lo hemos dicho anteriormente, la Transformación Digital es una estrategia que va a permitir orientar la empresa en torno a los objetivos de la organización.

Además, para que esto se haga realidad es necesario que haya un proceso de transformación y reorientación de la toda la organización: las personas, los procesos y hasta el último la tecnología.

El propósito de un sistema ERP dentro de esta Transformación Digital es proporcionar esa visión unificada de 360 grados sobre una empresa, para tener clara la situación en la que se encuentra y las opciones de crecimiento que se tiene para hacer posible esta meta.

Y para que una implementación ERP sea exitosa, es decir, que todas las personas de la empresa la utilicen para sus tareas diarias, es necesario dale la importancia que las personas y los procesos tienen es esta ecuación.

Si no se hace esto cualquier sistema ERP por moderno que sea no va a tener un papel más allá de una moderna hoja de calculo, pero que no aporta un valor real en el análisis de información o la toma de decisiones.

Para el caso de esta empresa difícilmente el director va a ganar en control dentro de su organización si no asume su papel como dueño y custodio de la Transformación Digital.

De no ser así los mandos medios van a seguir oponiendo resistencia, y lo que es peor, muy probablemente haya un segundo o hasta tercer caso de desfalcos financieros.