En el año 2015, la empresa Travis Perkins, un conocido y popular minorista ingles del área de la construcción, jardinería, plomeria, carpintería, etc., se embarco en un proyecto de Transformación Digital con la meta de sustituir sus actuales sistemas heredados que tenían más de 30 años de antigüedad por la plataforma en la nube Infor M3.

Travis Perkins es una empresa fundada en el año 1988 con una gran historia en Inglaterra, que se había visto afectada en los últimos tiempos por la llegada de las plataformas digitales que les permiten a las pequeñas empresas ser más cercanas a los clientes cosa que a ellos se les dificulta mucho por la falta de acceso a estas plataformas por parte de sus herramientas de gestión.

Esto se debe a que las plataformas que utiliza la empresa tienen más de 30 años de antigüedad, que se habían ido desarrollando y adaptando a sus necesidades, pero que no se cuentan con ningún tipo de documentación. Además, de acuerdo a su director ejecutivo, todas estas herramientas se encontraban unidas entre sí con diurex y bandas elásticas para que puedan realizar su trabajo diario.

Desde el inicio del proyecto, uno de los retos más importantes que se observo fue la falta de datos; debido a que las herramientas que hasta el momento se utilizaban tenían más de 30 años de antigüedad y que fueron desarrolladas en un momento en que tener mucha información guardada significaba aumento en los costos y una velocidad de respuesta muy lenta, solo se tiene guardado el mínimo de datos. Por lo tanto tenían que encontrar una estrategia que les permitiera solucionar esos vacíos de información sin tener que empezar de cero.

El plan de Transformación Digital incluía reemplazar sus antiguas y obsoletas herramientas por una plataforma en la nube y dar acceso a la misma a un total de 24mil usuarios. El presupuesta inicial fue de 200 millones de dólares.

En septiembre del 2019 y cuatro años después de que se empezara, el proyecto de implementación ERP se cancelo definitivamente, además, Travis Perkins presentó una demanda por daños y perjuicios, resultado de la cual el proveedor tuvo que pagar la cantidad de 5.8 millones de dólares, cantidad que por otro lado solo cubre una mínima parte de lo invertido.

De acuerdo a lo expresado por Travis Perkins, la razón de que la implementación fracasara se debió a que el proyecto no tuvo una planeación y diseño adecuados. El área directiva del proyecto consideró que estos no eran aspectos críticos y que por lo tanto podían dejarse para etapas más avanzadas. A esto se sumo el hecho de que departamento de TI de Travis Perkins no participo ni en la toma de requerimientos, la maquetación de la nueva solución, definición de tiempo, etapas, etc.

Esta falta de planeación dio como resultado objetivos muy poco realistas para el proyecto, tanto en el tiempo como en la meta que se esperaba alcanzar.

Otro obstáculo importante fue el proceso de organización general en el que se encontraba inmerso Travis Perkins, ya que no se trataba unicamente de un proyecto de Transformación Digital. Al mismo tiempo se encontraban en medio de una reorganización empresarial que incluía, entre otras cosas, un cambio en la forma en la que se organizaban y manejaban su día a día todas sus diferentes sucursales. Había también algunas partes del negocio que se estaban buscando se hicieran independientes como era el caso de algunas marcas de la empresa que se buscaba separar del corporativo. Esto generó un conflicto de intereses muy grande y una fuga de recursos que llevo finalmente a la cancelación del proyecto.

Esto nos lleva a pensar que el área directiva de TravisPerkins no tenia claro de cuales eran los objetivos que quería lograr al embarcarse en el proyecto de Transformación Digital, así como que tampoco estuvo realmente involucrada.

Un proyecto de esta naturaleza debe empezar con objetivos estratégicos claros de lo que se busca alcanzar, es necesario tener un mapeo de procesos, requerimientos y cada uno de los procesos de negocio desde el inicio para saber hacia donde se va a dirigir, de otra forma lo único que se consigue es invertir grandes cantidades de dinero sin ningún resultado.

Si bien es entendible que se busque dar rapidez a un proyecto de esta naturaleza, hay que ser conscientes de que no se trata unicamente de herramientas tecnológicas; que hay procesos y personas involucradas a las que se les va a afectar directamente. Sobre todo si hablamos de herramientas de hace 30 años, el salto tecnológico y la forma en que se realizan las actividades es muy grande con respecto a la nueva plataforma, incluso la forma de organización va a tener que cambiar; estos son factores que necesariamente van a afectar el desarrollo del proyecto.

De acuerdo a lo expresado por personas que se encontraban trabajando en Travis Perkins en el momento de la implementación, nunca se tomo en cuenta el sentir y puntos de vista de las personas involucradas ni de los usuarios claves. Esta situación necesariamente llevó a una resistencia al cambio que fue otro de los grandes obstáculos de este proyecto y detonantes para que el proyecto fuera cancelado.

Es importante recordar que un proyecto de Transformación Digital es una tarea que involucra sistemas tecnológicos, procesos y personas, y para poder lograr y llevar a buen puerto el proyecto es necesario tomar en cuenta e involucrar a cada uno de estos factores.

1. La dirección de la empresa debe estar involucrada en el proyecto de Transformación Digital.

2. Se debe contar con un plan estrategico antes de iniciar el proyecto.

3. Todos los procesos deben estar documentados.

4. Se debe trabajar en la gestión del cambio.

5. El apoyo y participación del área de Tecnologías de la Información es fundamental.

En OpenPyme llevamos más de 10 años ayudando a las pymes mexicanas en su proceso de Transformación Digital. ¿Hablamos? Llamanos al telefono 2223 268203, o envianos un correo a info@openpyme.mx.