En la actualidad la mayor parte de todas las empresas cuentan con un departamento de compras o adquisiciones como parte de sus operaciones diarias. Esta área, dentro de las empresas como manufactura, venta al por menor, restaurantes, etc., es en realidad parte de la columna vertebral de sus operaciones.

Sin embargo, existe un gran número de personas que, a pesar de ser parte de este departamento, no terminan de entender cuales son los beneficios que aporta a una empresa, más allá del simple hecho de hacer compras.

¿Cuales son las actividades que le dan valor a este departamento?

Es la médula espinal de las operaciones

El departamento de compras tiene la misión de asegurar que la empresa cuente, en todo momento con los materiales necesarios para realizar sus operaciones. Para empresas de manufactura, por ejemplo, puede tratarse de materia prima; pero también abarca maquinaria, herramientas de trabajo, incluso se trata de materiales de oficina como hojas, engrapadoras, equipos de computo, todo lo necesario para que el área administrativa y ventas haga su trabajo, etc.

Hablando de una empresa de venta al por menor el departamento de compras, debe asegurarse que en todo momento va a haber artículos disponibles. De esta forma, su trabajo consiste garantizar que en las estanterías y/o almacenes se va a tener inventario suficiente para asegurar clientes felices.

En las pequeñas y medianas empresas la rotación de inventario es de vital importancia para tener finanzas saludables. Tener grandes cantidades de dinero invertidas en un gran volumen de artículos no solo generará problemas de almacenamiento si no que va a impactar en la disponibilidad de recursos económicos que pudieran emplearse en publicidad, investigación, incursionar en nuevos mercados, etc.

Adicionalmente, el departamento de compras debe asegurarse de que los proveedores verdaderamente hagan el suministro de artículos y que estos lleguen de acuerdo a la calidad deseada.

Evaluación de costos

El departamento de compras debe asegurarse de evaluar constantemente que el precio al que se adquieren los artículos y/o materia prima, es el mejor precio del mercado, esto con el fin de asegurar la rentabilidad de la organización.

Esta actividad puede ser un reto para las pequeñas y medianas empresas que compran en cantidades mucho menores a las grandes empresas y que por lo tanto es muy probable que no reciban los mismos descuentos.

Así, el departamento de compras de una pequeña o mediana empresa necesita rastrear a los proveedores que ofrezcan los mejores precios para las cantidades particulares de productos que la organización necesita. Incluso deben contactar a proveedores alternos, que ofrezcan productos a granel, negociar mejores opciones de compra o buscar materiales alternativos que sean más económicos. Todo esto como parte de sus actividades diarias.

Papelería y contabilidad

Por otro lado, el personal de compras se encarga de toda la papelería relacionada a la entrega y salida de productos del almacén. Parte de este trabajo se deriva del hecho de que son los encargados de generar las ordenes de compra y trabajar en conjunto con almacén y el departamento de cuentas por pagar para garantizar que las entregas lleguen durante el tiempo acordado con los proveedores, y en la cantidad y calidad esperada.

En las pequeñas y medianas empresas esto significa trabajar de cerca con el departamento contable para asegurar que se cuenta con el suficiente capital económico para hacer las compras necesarias sin que esto afecte el flujo de efectivo, para que todos los pagos a proveedores se realicen sin problemas.

Cumplir las políticas de la empresa

Hablando de una pequeña o mediana empresa, cuando una persona necesita algún artículo como pudieran ser materiales para oficina, equipos de oficina o materia prima para la producción, se pone en contacto con el área de compras.

Antes de realizar cualquier pedido el departamento de compras debe asegurarse que se cumple con los protocolos para asegurar que los artículos se ajustan a las políticas interiores de la empresa.

Así, más allá de la simple compra de productos, el área que se encarga de la adquisición de artículos se convierte un departamento de vital importancia para la empresa, por lo tanto, para asegurar un funcionamiento sano y eficiente lo ideal es que las personas que van a realizar estas actividades cuenten con las aptitudes necesarias para hacerlo de la mejor manera.

Los sistemas de gestión de recursos empresariales o ERP, son herramientas que ayudan en estas funciones. Estas plataformas permiten establecer limites para lanzar alarmas cuando los niveles del inventario lleguen a un mínimo establecido, o cuando se tenga la cantidad máxima y evitar seguir comprando.

Otra habilidad de estas plataformas esta en permitir realizar el proceso de licitaciones con los proveedores para elegir el que ofrecer mejores precios y condiciones de compra.

De esta forma los ERP se convierten en herramientas que ayudan a asegurar la eficiencia en la realización de sus actividades para que el área de compras pueda centrarse en cumplir su misión de ser la médula espinal de las pequeñas y medianas empresas.

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