La introducción de la contabilidad electrónica a las empresas permitió la introducción de plataformas y herramientas de soporte que tienen como finalidad, a parte de poder presentar a la autoridad los reportes correspondientes, concentrar la información económica para poder generar dichos reportes.

Un panorama importante que se abre es la utilización de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que permita unificar todas las actividades de las diversas áreas de la pequeña y mediana empresa (pyme) de forma que por un lado puedan cumplir con las obligaciones fiscales y por otro obtener importantes beneficios para proyectar y determinar las estrategias empresariales que aseguren el futuro de la compañía.

Existen tres reportes financieros que proporcionan información sobre el pasado, presente y futuro de la pyme y que son herramientas de gran utilidad para gestionar de forma efectiva la empresa proporcionando un análisis de sus operaciones y guiando las decisiones empresariales. Debido a estas cualidades es recomendable obtener estos estudios de forma semanal.

1. Hoja de balances: este es un estado financiero que resume las actividades económicas de la empresa durante la semana en curso, incluye la balance general, estado de resultados, estados de flujo de efectivo. Estas son declaraciones que generalmente se obtienen al termino de un periodo contable que proporciona una imagen general sobre la situación financiera de la pyme, cual es el volumen de ventas y por tanto de ingresos recibidos y la utilidad que estos ingresos generaron, ya sea antes de impuestos, de operación o neta, y cuales son los gastos de operación inherentes, las depreciaciones que disminuyen el valor de los activos fijos, impuestos generados; en resumen brinda un extracto de la situación financiera de lo que la empresa tiene, debe y la fuente de procedencia de estos recursos. A través de esta información es posible identificar las tendencias del mercado a fin de tomar decisiones de operación con bases financieras que permita, entre otras cosas, determinar la solvencia de la empresa.
2. Balance de resultados: Es una de las mejores practicas de contabilidad y que al igual que la hoja de balances ayuda a conocer cual es el total de ingresos y gastos de una pyme a fin de determinar la rentabilidad neta durante un determinado periodo de tiempo. Ese reporte además permite evaluar cual es el nivel de riesgo en el que se encuentra una empresa a fin de distinguir en que momentos la compañía se encuentra en peligro y es indispensable realizar modificaciones en las estrategias empresariales implementadas.
3. Flujo de caja: resume las entradas y salidas de efectivo; este es un reporte distinto a los dos anteriores ya que únicamente se refiere al flujo de efectivo. Generalmente este reporte incluye tres actividades: inversión, financiación y actividades operativas; y representa las áreas de la empresa que esta usando y generando más efectivo. Los informes obtenidos permiten hacer estimaciones a futuro sobre el efectivo del que se podrá disponer y la generación de presupuestos que permitan hacer frente a posibles imprevistos financieros.

Estos reportes conforman de forma conjunta el estado financiero de una empresa. Hablando de un ERP que permita generar la contabilidad electrónica, debe ser configurado de forma que sea posible obtener estas declaraciones regularmente de forma que sean utilizados como indicadores clave de rendimiento de la pyme.

En OpenPyme manejamos un ERP basado en la plataforma Odoo que permite contar con estos reportes al mismo tiempo que integra la generación de facturas electrónicas en formato CFDI para unificar las actividades de todas las áreas de la empresa y que se puedan obtener resultados reales y que incluyan todas las operaciones hasta el momento en que se generan.

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