Actualmente existen una gran variedad de herramientas tecnológicas para apoyar a las pequeñas y medianas empresas (pymes) en la gestión de todos o alguna parte de sus procesos, desde los Sistemas de Planificación Empresarial (ERP), Inteligencia de Negocios (BI), Customer Relationship Management (CRM), Gestión del Rendimiento Empresarial (EPM), Planificación de Recursos Materiales (MRP), etc.
Independientemente de la plataforma que se elija la verdadera clave para el crecimiento esta en recordar que estas plataformas solo son herramientas que ayudan a potenciar aquello que hace únicas y diferentes a las empresas con respecto a su competencia y que las ayuda a diferenciarse en el mercado. Así los sistemas de gestión deben estar basados en procesos óptimos que no lleven incluidos, por ejemplo, pasos innecesarios o repetición de actividades entre los diferentes departamentos.
Contar con tareas definidas para cada diferente área, roles y responsabilidades definidas de acuerdo al nivel que se tenga dentro de la empresa, empleados capacitación adecuada para que cada persona sea capaz de realizar las actividades propias del puesto que ocupa son algunas de las situaciones que dan gran ventaja a las pymes.
En este punto agregar a esta clara estrategia empresarial una sistema tecnológico que permita realizar y automatizar las actividades de cada una de las personas que trabajan al interior será la herramienta que permita la transformación y alcanzar más rápidamente el camino hacia la diferenciación y consolidación en el mercado.
Es importante recordar que la tecnología es inútil sin una adecuada estrategia. Introducir una herramienta de gestión no va a componer los problemas de comunicación, procesos u objetivos que pueda haber al interior de una empresa. En su lugar hay que realizar un recorrido minucioso de las actividades de cada departamento para determinar que pasos no son necesarios, cuales no están incluidos dentro de sus actividades, cuales se pueden realizar de otra manera y resultar más efectivos, etc.
Realizar la implementación de un sistema planificación de recursos empresariales (ERP), que integra todos los departamentos de una empresa, sin haber hecho esta reingeniería de procesos con anticipación va a ser similar a tapar los baches de una estropeada carretera, de momento no se verán los hoyos pero van a ser evidentes en el momento que queramos transitar por ella, e incluso pasado un tiempo aparecerán nuevamente incluso más grandes de lo que eran antes y con un daño más grande.
En realidad es la gestión del cambio organizacional lo que verdaderamente impulsa la transformación en una pyme; en este sentido la tecnología es un instrumento que facilita el camino y son las personas y los procesos los que impulsan el cambio.
Y siendo las personas de las que depende el éxito de los proyectos de crecimiento, cuando se cuenta con un sistema de gestión es importante verificar que la herramienta se este utilizando de la forma adecuada, que todos los usuarios conozcan como realizar sus tareas a través del sistema de forma que puedan explotar al máximo su potencial y enfocarse en sus objetivos de desarrollo y consolidación financiera.
En un mercado económico tan competitivo como en el que las empresas se desenvuelven actualmente donde la incertidumbre y crecimiento económico puede ser lento, es importante mirar la transformación de una empresa desde todos sus ángulos y considerar no solo las herramientas como medio para alcanzar los objetivos, si no que asegurar que los implementadores de las soluciones estén comprometidos, conozcan y tengan todos los medios para llegar a la meta; que sean consientes de que la tecnología es únicamente instrumento y de que son las personas y procesos las que garanticen la llegada a la meta.