Actualmente cualquier negocio de distribución de productos ya sea al mayoreo o al menudeo, o aquellos que forme parte de la cadena de suministro de bienes de consumo, no podrían funcionar sin la ayuda de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) o un Sistema de Administración de Almacenes (WMS) o ambos.

Los primeros sistemas ERP que salieron al mercado tenían una funcionalidad muy limitada en cuanto al manejo de almacenes; esta es una de las principales razones por las que en muchas empresas se instalaron sistemas WMS independientes para el manejo de las operaciones del inventario. En la actualidad la mayoría de los sistemas ERP ya han incorporado una solución robusta para el manejo de inventarios y almacenes, o proveen de fábrica una forma de integrar el ERP con un sistema WMS existente.

Sin embargo, todavía es común encontrar soluciones WMS como sistemas autónomos e independientes. Es entonces donde surge la pregunta que intento responder en este artículo, ¿cuales son las diferencias entre un ERP y un WMS? ¿qué sistema debo utilizar en mi empresa?

¿Qué es un software WMS?

Un Sistema de Administración de Almacenes (WMS por sus siglas en inglés), es un software diseñado para ayudar en su trabajo diario al personal que labora en un almacén o centro de distribución. Facilita la organización del trabajo diario y ayuda a optimizar el uso de los recursos disponibles, a mover productos hacia dentro del almacén, hacia afuera, o de manera interna, al mismo tiempo que ayuda al personal a distribuir y acomodar los productos de tal forma que se aproveche al máximo el espacio disponible en el almacén.

Los sistemas WMS llevan un registro detallado de cada uno de los movimientos de producto que ocurren en el almacén y ayuda a optimizar las operaciones de entrada y salida de productos con base en la información que tiene almacenada. Un sistema WMS avanzado analiza la información de cada producto: estado, números de lote, fechas de fabricación, fechas de caducidad, dimensiones, ubicación, propietario, entre otras y determina cual es el mejor lugar para almacenarlo.

Las funcionalidades mínimas que se encuentran presentes en casi todos los sistemas WMS son:

• La asignación automática de una ubicación para los productos que ingresan al inventario.
• Ayuda para la preparación de los pedidos al cliente final.
• Gestión del cumplimiento de las entregas o envíos de productos.
• Gestión de almacenes.
• Gestión de datos por medio de sistemas de radiofrecuencia (RF) y/o código de barras.
• Gestión de operaciones de cross docking es decir, aquellas operaciones donde el producto va directamente del proveedor al cliente final sin pasar por el almacén de la empresa.
• Optimización de las operaciones de ubicación y recolección de productos.
• Clasificación de productos de acuerdo al método ABC.

¿Qué es un software ERP?

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un software de administración de negocios compuesto por varios módulos integrados que permiten integrar todos los departamentos de la empresa tales como compras, ventas, marketing, recursos humanos, inventarios, contabilidad y finanzas, en un sólo lugar. Además, los sistemas ERP proveen a la empresa la herramienta para analizar la rentabilidad, el rendimiento y la liquidez en cualquier momento.

Un sistema ERP también tiene muchas de las capacidades de un sistema WMS tales como realizar el seguimiento de los procesos del almacén: recogida de productos, preparación y envío.

También es importante notar que un sistema ERP está pensado para funcionar de manera autónoma y normalmente no se recomienda integrar con otros sistemas pues es posible que se generen problemas durante la integración tales como entrada duplicada de datos. Esa es la razón por la que muchas empresas eligen trabajar con un sistema ERP.

Diferencias principales entre WMS y ERP

La diferencia principal

Los sistemas WMS son sistemas autónomos que necesitan el auxilio de otros sistemas mientras que los sistemas ERP constituyen una solución todo en uno. Sin embargo, a diferencia de los sistemas WMS, no todos los sistemas ERP están preparados para ayudar a optimizar las operaciones de inventario con base a la información registrada en tiempo real, ni tienen la habilidad de generar reportes basados en la información histórica que permitan determinar la mejor ubicación para almacenar los productos.

Flexibilidad

Algunos sistemas ERP, sobre todo los más antiguos, están pensados para procesar las operaciones de inventario de forma lineal, es decir para que se procesen de forma secuencial en el orden en que fueron registradas sin excepciones. Si en su negocio se presentan constantes cambios en la prioridad de los envíos, lo mejor será que busque un buen sistema WMS enfocado en procesar las operaciones en tiempo real, o un sistema ERP que esté preparado para responder al cambio constante.

Seguimiento de los productos

También hay algunos sistemas ERP que son débiles a la hora de realizar el seguimiento detallado de los productos, como por ejemplo para llevar un registro detallado de los números de serie o números de lote existentes en el sistema o para determinar los productos a entregar con base en la fecha de caducidad de los productos (Primeras Caducidades Primeras Salidas). Si las operaciones de inventario que lleva a cabo en su almacén o en su cadena de suministro son complejas es posible que su mejor opción sea considerar un buen sistema WMS integrado de forma nativa con su ERP.

¿Cuál es el sistema ideal para su empresa?

Decidir entre trabajar con un sistema ERP o un WMS puede ser difícil, para tomar su decisión final asegúrese de tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Defina claramente los objetivos de su negocio, especialmente a largo plazo

Estos objetivos deben estar expresados de forma que se puedan medir. De esta forma usted podrá determinar claramente las principales características que debe tener un sistema que le sirva de base para alcanzar sus objetivos empresariales.

Examine las características de su negocio

Antes de decidir que sistema utilizar debe analizar cuidadosamente las características de su negocio para determinar los requisitos técnicos que tiene para almacenar y mover sus productos. Este análisis es crucial para evitar la aparición de problemas relacionados con el almacenaje y entrega de productos. Sin importar el sistema que escoja debe garantizar que en su empresa las operaciones de recepción, almacenaje, distribución y entrega de productos pueden llevarse a cabo de forma ininterrumpida.

Determine el retorno de inversión de cada sistema

Una vez que haya determinado los objetivos de su negocio a largo plazo y las características técnicas que necesita que le ofrezca su sistema para poder alcanzarlos, puede contrastarlos contra el costo de implementación y adaptación para determinar el retorno de inversión de cada uno. Una vez que haya determinado el retorno de inversión de cada solución la decisión sobre utilizar un sistema ERP o un WMS será mucho más fácil de tomar.

Tanto un sistema ERP como un sistema WMS son potenciales soluciones para ayudarle a hacer crecer su empresa. Ahora que conoce las diferencias entre las dos, está en posibilidades de determinar de forma precisa cual es la que mejor se ajusta a las necesidades particulares de su empresa.