Para una pequeña y mediana empresa que se dedica a la producción o manufactura de algún producto, es indispensable que cuente con las herramientas para competir y permanecer en el mercado.

Hablando de herramientas, las herramientas tecnológicas juegan un papel principal para que puedan automatizar sus procesos, tengan la información necesaria para tomar decisiones que aseguren el rumbo de la compañía, les permita diferenciarse frente a la competencia, etc.

Los sistemas tecnológicos les permite una planeación adecuada de la producción y la calendarización del trabajo, administración del inventario y aguilizar las actividades de administración.

Actualmente hay una gran variedad de herramientas tecnológicas, su grado de complejidad depende de la especialización que la organización este buscando.

Sistema de planificación empresarial, ERP

Las siglas provienen del termino en ingles Enterprise Resource Planning. Se trata de un sistema que sirve para la planificación, gestión y seguimiento de todos los recursos de una empresa.

Para este objetivo un sistema de esta naturaleza incluye módulos que abarcan todas las áreas de una organización ayudando y facilitando la realización de actividades administrativas para que los usuarios puedan enfocarse en realizar otras actividades. Todo esto al tiempo que comunica y pone a disposición de los interesados toda la información que necesitan para llevar a cabo sus tareas, incluso cuando haya sido generada por otras áreas o departamentos.

Con esto se logra evitar la duplicidad de información y que los usuarios pierdan el tiempo o comenten errores al hacer uso de más de una herramienta para capturar la información resultado de sus actividades.

Algunas de los módulos que incluyen este tipo de sistemas son: compras, inventario y almacén, ventas, contabilidad, recursos humanos… incluyendo algunos otros modelos de gestión como es el CRM o gestión de relación con los clientes, un MRP, etc.

Por otro lado, al ser un ERP un software tan completo y complejo en su uso, ya que no es posible únicamente instalar y utilizar. Se necesita un proceso de configuración y adecuación a los procesos particulares de la organización; así como una capacitación y asimilación por parte de los usuarios al uso de la plataforma y su incorporación a sus actividades diarias.

Todo este proceso, que incluye una disponibilidad de tiempo por parte de la organización; adicional con el costo que tienen este tipo de herramientas puede ponerlas fuera del alcance de una pequeña empresa.

Si una pequeña empresa no necesita una complejidad y detalle en la gestión puede no ser la herramienta más adecuada.

Sistemas para el control de producción

Se trata de sistemas más simples, en relación a los ERP, orientado a las operaciones y planeaciones de la producción.

Estas herramientas permiten realizar la programación y determinar la importancia de las actividades a realizar para completar un ciclo productivo al tiempo que ofrece visibilidad sobre los productos disponibles en el inventario.

Su objetivo es hacer un seguimiento en tiempo real del avance de un determinado ciclo productivo, al tiempo que permite hacer análisis sobre el rendimiento de cada fase del proceso.

Estas herramientas permiten asegurar la disponibilidad de materia prima y satisfacer la demanda de los clientes a través de actividades de planeación. También permiten realizar análisis sobre los costo y tiempos de producción.

Su uso es muy intuitivo lo que permite que los usuarios lo asimilen con gran facilidad mientras la misma herramienta los guía por los pasos lógicos para completar el proceso y las ordenes sin ningún problema.

Para lograr esta automatización en los procesos, sin embargo, se necesita un importante trabajo de configuración para que se puedan seguir todos los proceso productivos de forma exitosa. Al ser un software independiente de las otras áreas de una empresa el seguimiento del personal y el seguimiento para la compra de más materia prima tiene que hacerse de forma manual o utilizando herramientas adicionales que pueden traer consigo problemas de inconsistencia de la información, entre otros.

Planeación de Requerimientos Materiales, MRP

Un sistema MRP, o en ingles Material Requierement Planning, es una plataforma orientada a la planificación y seguimiento de los recursos necesarios para llevar a cabo un proceso productivo.

Basado en esta premisa hace el seguimiento desde la entrada de un pedido, el calculo de materia prima necesaria para satisfacer la demanda, tiempo de producción, compra de materia prima y salida de productos.

Este tipo de herramientas son las indicadas para una pequeña o mediana empresa de manufactura que tiene ciclos productivos similares entre sí o una variedad de productos reducida.

Una empresa con una demanda uniforme, sin grandes variaciones a lo largo del año, también se verá grandemente beneficiada por esta herramienta ya que no va a ser necesario hacer grandes variaciones de la producción esperada. En caso de ser así se necesitaría realizar una integración con un sistema de programación como puede ser un MPS (¿Qué es un Plan Maestro de Producción (MPS)?)

Incorporar este tipo de herramientas en una empresa no es una tarea complicada debido, entre otras cosas, a que no incluye todas las áreas de una organización, mientras menos departamentos se vean afectados más sencillo será el proceso de asimilación y los datos a incorporar en la plataforma serán en un volumen mucho más reducido.

Un sistema MRP se centra únicamente en el proceso productivo y de fabricación. Para una pequeña empresa integrar esta herramienta con un sistema contable le puede proporcionar una adecuada gestión empresarial acorde con la complejidad de sus procesos en esa etapa de su desarrollo y crecimiento.

Adicionalmente el proceso de incorporación será mucho más sencillo en cuanto a la configuración de sus procedimientos y la capacitación de los usuarios.

¿Cual es la mejor alternativa para una pyme?

Cada una de estas herramientas de gestión listadas tienen ventajas y desventajas. Su incorporación y elección va a depender de los objetivos que cada organización este buscando al incorporarlas en sus actividades.

Un sistema de control de producción, por ejemplo, es utilizado por organizaciones que necesitan realizar planificaciones precisas, sin embargo, por su tamaño no requieren de la complejidad y control de un ERP.

Un MRP es ideal para pequeñas empresas que no tengan un amplio número de productos finales, pero que necesiten mantener un volumen de producción constante por lo que tienen que tener siempre disponible la materia prima necesaria para seguir trabajando.

Hablando propiamente de un sistema ERP, al tratarse de plataformas más complejas, son las adecuadas para una empresa en crecimiento que estén aumentando sus procesos productivos, que incursionen en nuevos mercados, que manejen productos con una amplia variación en la demanda o que cuenten con una especialización de sus diversas áreas.

En OpenPyme manejamos un sistema ERP modular que se adapta a las necesidades de cada pyme pudiendo ser tan simple o tan complejo como la organización lo necesite al tiempo que permite agregar áreas y funcionalidades con forme se vayan necesitando aumentando el grado de especialización y creciendo junto con la empresa.

Si quieres conocer más sobre nuestra herramienta o tienes alguna duda al respecto ponte en contacto con nosotros a través de este formulario y con gusto responderemos cualquier pregunta sobre cual es la herramienta más adecuada para tu empresa.

Si estas interesado en una demostración, sin ningún compromiso, escríbenos al correo: info@openpyme.mx y estaremos encantados de hacerte un recorrido y responder cualquier pregunta.