La selección de un sistema ERP debe enfocarse en contar con una plataforma que permitará hacer más eficientes los procesos y potencializar las características que diferencian una empresa, incluso dentro de la misma área de desarrollo.
Cuando se esta pensando en adquirir una plataforma de esta naturaleza o cambiar la que antiguamente se utilizaba, se debe tener en cuenta que se que lo que se esta buscando es una herramienta de gestión que facilite el desarrollo de todos los procesos esenciales.
Actualmente existen un gran número de opciones disponibles para las organizaciones; la elección debe centrarse en aquel proveedor que permita alcanzar los objetivos arriba planteados y se pueda lograr una implementación exitosa. Antes de enfocarse en el distribuidor más adecuado existen una serie de preguntas que la pequeña y mediana empresa (pyme) debe responder:
- ¿Cuales son las situaciones que inducen a la empresa a buscar un nuevo sistema ERP?
- ¿Cual será la persona encargada de liderear el proyecto al interior?
- ¿Existe una visión clara de los beneficios que se van a obtener de esta plataforma?
Con el cambio que han ido presentando estas plataformas, la aplicación y bondades que ofrecen el papel de las empresas proveedoras ha ido cambiando a simples especialistas técnicos a consultores que les permitan a las pymes contar con una verdadera herramienta de negocios y no un software donde vaciar información; de esta forma su deber es fomentar el cambio organizacional, la reingenieria de procesos y poner las herramientas necesarias para que la compañía logre los objetivos que lo impulsaron a optar por la plataforma.
Si ya se tienen respondidas las preguntas anteriores, y ya se esta en la etapa de elección de un proveedor es importante tener en cuenta que el consultor adecuado debe trabajar con directivos, encargados de área y todos los que harán uso del sistema para reunir los requisitos particulares de la empresa, mapear procesos, generar las eficiencias de procesos necesarias, dirigir y solucionar los inconvenientes que pueda haber durante el cambio de tecnología y asimilación de nuevas metodologías.
El proveedor de adecuado debe centrar el proyecto en servicios los siguientes aspectos fundamentales:
- Un proyecto de implementación con visión corporativa,
- Descubrimiento de la estrategia empresarial,
- Identificar formas de generar flujos de trabajo más óptimos,
- Involucrar a los usuarios finales a través de la recopilación de sus necesidades y evaluando el resultado final,
- Capacitación y acompañamiento de los usuarios finales en el uso de la plataformas,
- Un servicio de soporte que asegure su funcionamiento en todo momento,
- Las pruebas necesarias para garantizar que los usuarios cuentan con los medios de realizar todas sus actividades,
- Ambiente de pruebas antes de la puesta en producción.
Asegurarse que el socio implementador entiende cuales y cuantas son las necesidades de la pyme es garantizar que va a ofrecer las armas para impulsar el proyecto. Para esto el proveedor debe ser aquel que visualiza el sistema como una herramienta de negocios y no como un simple software; entiende las necesidades de la compañía y va a enfocarse en ofrecer una plataforma que ayude a responder todas sus preguntas.