Cuando se trata de la implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP) una de las variables más importantes que evalúan las pequeñas y medianas empresas es la adquisición de un sistema y el pago de las licencias o la renta de un servicio en la nube, los beneficios y diferencias de estos servicios los puedes conocer en estos artículos: Porque NO elegir un ERP en la nube, Servicio en la nube Vs servidor propio para un sistema ERP.
El motivo de esta evaluación se basa en la gran diferencia de costos e inversión que tendrá para la empresa el que elijan uno u otro servicio.
Sin embargo, existen un gran número de variables extras que juegan un papel importante en la inversión de una implementación de un servicio ERP dentro de una empresa, y muchas veces no son tomados en cuenta por las organizaciones.
La razón puede estar en que para el proveedor se trata de temas obvios y por lo tanto pasan por alto especificarlos en la propuesta, pero que no resulta tan obvio para las organizaciones y que, sin embargo van a incrementar considerablemente el presupuesto de una implementación.
Estos temas obvios también puede afectar el tiempo que tarda en estar lista una implementación, lo que al final va a implicar más recursos que la empresa va a tener que invertir; ya sea económicos, tiempo de los empleados, etc.
A fin de que la pequeña y mediana empresa pueda hacer una estimación acertada de cuantos serán los recursos que necesitará para introducir un sistema ERP 7 puntos importantes a tener en cuenta y aclarar antes de firmar con algún proveedor.
1. Los recursos internos de la empresa
Muchas veces en una implementación la pequeña y mediana empresa no tiene en cuenta el esfuerzo que va a representar la implementación de un sistema ERP.
Un proyecto de esta naturaleza va a implicar tiempo por parte de los empleados para poder capacitarse en como emplear la herramienta para realizar sus actividades.
Al momento de evaluar la propuesta de los proveedores es importante determinar si cuentan con un calendario u organigrama de como se irán impartiendo las capacitaciones para que pueda organizar el tiempo que van a necesitar los usuarios para asistir y cuales serán los departamentos que irán asistiendo a cada sesión.
Hacer la depuración y limpieza de la información y datos con los que se va a alimentar el sistema también va a implicar un importante consumo de tiempo y recursos por parte de la organización.
Cuando se planea embarcarse en un proyecto de implementación, es importante que la empresa entienda y le de prioridad a las tareas propias de su introducción ya que aquí esta soportado el éxito que tenga el mismo.
Una implementación exitosa implica que sea una herramienta que sigan utilizando los usuarios para sus actividades, que ofrezca los análisis necesarios para la toma de decisiones y que permita el retorno de la inversión.
2. Rápida adaptación a los cambios
Debido a lo rápido que cambia el entorno comercial las herramientas en las que se apoya la empresa deben evolucionar con la misma rapidez.
Realizar modificaciones de último momento en una plataforma ERP poco flexible puede implicar la creación de parches lo que va a significar un mayor tiempo del proyecto y un aumento en el costo del proyecto.
Además, tener una plataforma con muchos parches o personalizaciones a largo plazo va a representar un gran obstáculo al momento de querer realizar una migración o cambio de versión, y puede incluso elevar los costos de soporte y mantenimiento del ERP.
3. El costo de las nuevas versiones
Es importante evaluar antes de elegir un sistema ERP si el costo de las actualizaciones esta incluido dentro del servicio de soporte y mantenimiento.
Si la instalación de esas actualizaciones al ERP forma parte del servicio o corre a cargo de la empresa; si es así la empresa deberá contar con el personal o departamento adecuado para realizar esta tarea.
También hay que tener en cuenta que un sistema demasiado personalizado va a incrementar considerablemente los costos de actualización, debido a los recursos que el proveedor va a destinar a actualizar aplicaciones particulares.
4. El retorno de la inversión
Un sistema ERP se trata de una herramienta donde los resultados que ofrezca van a depender de que los procesos estén correctamente optimizados, los datos que lo alimentan se vayan acumulando de acuerdo a una clasificación previamente determinada por la empresa y que este alineada a los objetivos de negocios que espera conseguir.
Todo lo anterior implica tiempo. Tiempo en optimizar procesos, es depurar datos, en determinar cual es la clasificación más adecuada, en alinear procesos y resultados con los objetivos empresariales. En generar los análisis necesarios para la toma de decisiones, etc.
De todo esto se puede desprender que el retorno de la inversión no es algo que se va a empezar a generar a partir del primer mes de la instalación del ERP.
Pensar que sí puede llevar a las organizaciones a desesperarse, declarar la implementación como fallida, descartar el ERP y buscar otra herramienta.
Para evitar llegar a esto es importante considerar con el proveedor cuales son los tiempos estimados para el retorno de la inversión del ERP y cual es el rendimiento esperado.
5. Relación a largo plazo con el proveedor
La contratación de un nuevo empleado, la introducción de un nuevo módulo al sistema, la creación de un nuevo departamento o el cambio de actividades de algún empleado van a significar que se necesita de una sesión de capacitación para conocer el uso de la herramienta.
La implementación de un sistema ERP es un proceso que esta en constante crecimiento y cambio lo que implica que no hay un momento en el que se pueda decir que se concluyo completamente el proyecto.
Con esto en mente es importante considerar que se va a establecer con al proveedor una relación a largo plazo por lo que se debe ser cuidadoso al momento de elegirlo.
6. El costo de las licencias
En el caso de optar por un sistema ERP con costo de licencias se debe considerar que el hecho de aumentar el número de usuarios o departamentos implicará también un aumento en el costo de las mismas.
Muchas veces las empresas eligen este tipo de sistemas por el respaldo de representa tener una gran empresa detrás de estos sistemas, como es el caso de SAP, Oracle, Microsft Dynamic, etc.
Sin embargo, es importante considerar que, a parte de ser sistemas un tanto limitados por el hecho de que el acceso al código es exclusivo de la empresa proveedora, el crecimiento de la empresa puede elevar los costos considerablemente.
7. Resistencia al cambio
El hecho de cambiar la forma en la que comúnmente se realizan las actividades representa un choque para todo el mundo en mayor o menor grado.
Introducir un sistema ERP es un cambio importante para los empleados por el hecho de estar acostumbrados a una metodología de trabajo lo que puede afectar su rendimiento durante el periodo de aprendizaje y asimilación.
En algunas ocasiones los usuarios pueden resistirse a las nuevas herramientas y hacer lo posible por evitar su uso.
Los usuarios deben contar con tiempo para asistir a las capacitaciones y familiarizarse con el uso de la plataforma antes que este en producción.
Tener en cuenta sus necesidades e inquietudes también va a tener un papel fundamental para que asimilen el cambio con un mayor agrado.
La gerencia y los directivos de cada departamento deben estar al pendiente de que tengan el tiempo para formarse, de responder a sus dudas y de gestionar que verdaderamente asimilen el uso del ERP para disminuir el tiempo y recursos empleados en este proceso.
Cuando se evalúa la introducción de un ERP, ya sea por sustituir una herramienta obsoleta, porque la empresa no cuenta con un sistema de gestión, etc. es importante considerar que se trata de un proyecto de negocios que va a afectar a toda la empresa y por lo tanto los costos van más allá de la mera instalación.
Tener un amplio panorama y evaluar todas las variables va a ayudar a elegir el proveedor y sistema más adecuado a la necesidades de la pequeña y mediana empresa, además permitirá determinar cual será el costo de la inversión necesario antes de embarcarse en un proyecto de esta naturaleza y poder llevarlo a termino.
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