Esta semana leía un artículo del sitio Expansión donde hacían una reflexión sobre la pasada crisis mundial y la similitud que tiene con el estado de la economía actual. Según el artículo, los altos niveles en la deuda pública global y el endurecimiento de la política monetaria en los países desarrollados llevaban a los entendidos en la materia a prever grandes peligros financieros para los próximos años.

Según otro estudio realizado por la firma pymnts del año 2008 a la fecha en promedio a nivel mundial el tiempo que una empresa tarda en pagar una factura al proveedor ha aumentado el 10% con una tasa actual de 66 días de retraso.

Se trata de un periodo de tiempo bastante considerable si se tiene en cuenta que para una pequeña o mediana empresa hacer frente a dos meses de financiamiento a sus clientes es el camino seguro a la bancarrota debido a que no cuenta con los recursos necesarios para subsanar estos gastos y un crédito le exigiría una alta tasa de intereses.

Sin embargo, y a pesar del poco prometedor panorama que los economistas ofrecen sobre el futuro actualmente la economía global esta en crecimiento, entonces ¿porque esta alta tasa de retraso en días para realizar un pago?

Se pudiera pensar que es debido a una practica muy difundida entre las empresas para incrementar su capital de trabajo teniendo el dinero disponible un mayor número de días y hacerlo trabajar.

No obstante la razón principal de este desajuste radica en el hecho de que un gran número de empresas tienen un proceso interno lleno de agujeros y falta de información originado por el uso de herramientas independientes para cada departamento lo que les lleva a necesitar un gran porcentaje de tiempo para realizar la conciliación de las mismas.

El gran problema de las empresas es sincronizar toda su información y tener el conocimiento actualizado sobre cual es su situación real.

Y es que, si bien tener el capital puede representar una ventaja por que este puede emplearse en generar oportunidades de negocio también es verdad que disponer de los recursos y las fechas precisas para saldar las facturas pendientes puede representar una importante ventaja, ya que se evita el pago con intereses, es posible aprovechar descuentos por pronto pago o se pueden negociar mejores condiciones con los proveedores.

Y todas estas son estrategias que le permitirían a la empresa disponer verdaderamente de un mayor capital y mejores utilidades.

Según la firma Fundbox en un estudio realizado en Inglaterra y Estados Unidos un cuarto de las pequeñas y medianas empresas no pueden contratar más personal o invertir en infraestructura debido a problemas en el flujo de efectivo.

La quinta de estas empresas parte incluso tuvo que suspender programas de marketing.

En otro estudio similar, se hizo hincapié en que si las pequeñas y medianas empresas tuvieran un adecuado flujo de efectivo podrían contratar hasta 5 personas más lo que representaría un importante impulso a la economía de cualquier país.

Mucha de esta problemática recae en el hecho de que hay empresas que sustentan sus actividades en herramientas obsoletas, que no integran todas las áreas de la organización y que incluso siguen realizando un gran número de actividades a mano de lo que les lleva a tener que esperar un tiempo considerable antes de saber de cuantos recursos económicos disponen para realizar pagos.

Se podría pensar que actualmente no hay razón para este retraso ya que los métodos de pago y su facilidad para ver reflejado los mismos en la cuenta bancaria ha aumentado significativamente gracias a las transferencias bancarias, los pagos por spei, etc.

Sin embargo, si en el momento en que se hace una compra y se envía la factura al departamento de pagos el encargado tiene una pila enorme de correos y facturas por liquidar y tarda le lleva un tiempo identificar la factura con el proveedor correspondiente es de esperar que la empresa no pueda aprovechar ningún tipo de beneficio por pronto pago.

La realidad de las herramientas independientes es un reto importante dentro de las empresas.

Esta realidad también esta impulsada por el hecho de que cada sector desarrollo sus propias e independientes plataformas. Desde herramientas para las diversas áreas de una empresa hasta dentro de las mismas instituciones bancarias que tienen sus propias plataformas para descargar los estados de cuenta, realizar pagos, etc.

Siendo realistas los pagos de la relación que se crea entre un proveedor y la empresa. Mientras mejor se cuide esa relación mayores beneficios ofrecerá a largo plazo.

La solución esta en contar con una herramienta de unificación que permita la comunicación tanto al interior de la organización como con el mismo proveedor.

En la actualidad existen herramientas de gestión empresarial que se empiezan a preocupar en asegurar esta comunicación permitiendo la conexión con el portal del banco para la descarga automática de los estados de cuenta, por ejemplo.

Hay plataformas que cuentan con un portal de proveedores para que el mismo proveedor haga la carga de su cotización y esta automáticamente quede relacionada con el documento correspondiente permitiendo a la empresa la facilidad de elegir el proveedor que le ofrezca mejores condiciones de compra y resultado de un proceso de licitación.

También permiten la integración con plataformas por pagos referidos para identificar automáticamente quien realiza un determinado pago, etc.

Lo importante es que las pequeñas y medianas empresas ya pueden acceder a herramientas que les permitan aprovechar los beneficios que proporciona el pago oportuno a los proveedores y tenga la información necesaria para tomar decisiones sobre donde emplear sus recursos financieros adecuadamente.

De esta forma optimizar el flujo de efectivo puede representar una herramienta importante para que las empresas se consoliden y puedan hacer frente a cualquier contingencia.

Las plataformas de gestión o ERP ofrecen una importante ventaja para las empresas por lo que vale la pena que se tomen el tiempo para evaluarlas, elegir la más adecuada a sus necesidades y empiecen a subsanar fallas en su ciclo de compra-venta.

Si quieres conocer como OpenPyme ERP puede ayudarte en este proceso mándanos un correo a info@openpyme.mx o a este formulario.