En estos días existe una gran cantidad de términos en relación al control, gestión, administración y manejo de la información que se desprende de las actividades de una empresa. Además. han surgido también una gran cantidad de modelos relativos al manejo que se le de a esta información, como es el caso de la Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en ingles), herramientas de analíticas (Analytics), herramientas de análisis y gestión de proyectos empresariales (EPM, Enterprise Project Management), también llamado gestión del rendimiento empresarial (BPM, Business Process Management).
Una importante pregunta que surge para las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) es cual es la aplicación que tienen estos términos y la diferencia entre ellos para decidir el que mejor se adapta a su necesidad de tener información de valor que para tomar posturas acerca del comportamiento del mercado o el resultado de las estrategas de negocios.
Inteligencia de negocios (BI) y herramientas analíticas
Estos dos modelos se refieren al tratamiento aplicado a la información generada de las actividades empresariales; la diferencia radica en la forma en que procesan y hacen uso de estos datos. Mientras que BI incluye la obtención y recompilación de la información y su manejo para presentarla a los usuarios finales; las herramientas de análisis incluyen además la descomposición a fondo estos resultados de forma que se puedan comprender las tendencias y contestar preguntas especificas.
De esta forma, mientras que una herramienta de BI realiza los informes, manejo y análisis básicos de los datos, las herramienta analíticas permiten identificar tendencias y explorar cuales son los factores que han influido en las inclinaciones observadas y los efectos que puedan tener estas tendencias, ya sea independientes o combinadas entre si, en los pronósticos esperados o incluso los diferentes departamentos de la empresa.
Herramientas que se complementan
Así, tenemos que BI se refiere a la recopilación y procesamiento de los datos empresariales de una compañía, las plataformas que presentan este modelo recopilan información en volúmenes tan grandes como sean necesarios con el fin de proporcionar un apoyo efectivo para la toma de decisiones al presentar el estado actual de la organización a través de informes avanzados, paneles, gráficas, mapas, indicadores, etc. Las herramientas analíticas permiten profundizar en estos resultados para realizar prospecciones, determinar las inclinaciones del mercado y responder preguntas especificas.
Por otro lado, EPM utiliza esta información a nivel operativo y de organización para ayudar a las empresas a mejorar su desempeño. Utiliza los resultados obtenidos de BI y análisis para proponer procesos que ayudarán a mejorar el desempeño, involucrando la planificación, elaboración de estrategias y medición de objetivos. La función de los sistemas EPM es la de planificar, supervisar y tomar medidas para mejorar el rendimiento de un negocio.
Para obtener los mejores resultados de modelos como EPM es necesario contar con las solidas bases proporcionadas por la BI y las herramientas analíticas que son las plataformas desde las cuales despegarán iniciativas eficaces de ERM tales como la creación de indicadores clave de rendimiento (KPI), entre otros.
De esta forma el marco de BI es la primera parte del proceso, seguido de la plataforma EPM, que aprovecha el actual conjunto presentado por BI para establecer una metodología de gestión que permita supervisar y mejorar los procesos del negocio.
Plataformas proactivas y reactivas
BI se enfoca en presentar información relevante sobre las operaciones diarias para la toma de decisiones estratégicas basadas en una oportunidad de negocio específica o en el riesgo de un proceso diario. Las herramientas de análisis son un poco más profundas en la investigación buscando responder preguntas sobre inclinaciones del mercado pasado o en tiempo real. Estas cualidades las hacen herramientas reactivas que dan explicaciones sobre actividades ya realizadas.
EPM, por otro lado, permite establecer estrategias y comparar los resultados obtenidos con las metas y objetivos planteados de forma que se pueda evaluar el rendimiento y tomar las medidas necesarias para corregir el rumbo en caso de ser necesario. Debido a esto se considera una herramienta proactiva que permite considerar las diferentes opciones, sopesar posibles alternativas y tomar lograr objetivos.
La tecnología vs la estrategia
Un sistema BI y de análisis son plataformas tecnológicas para generar a partir de los datos recopilados de la actividad empresarial el análisis de los mismos, informes, gráficos, mapas, etc. La finalidad de EPM es ser una herramienta de gerencia que proporcione una medición del desempeño empresarial utilizando BI como base tecnológica para aplicar metodologías de rendimiento; de esta forma se convierte en el puente que une la información tecnológica y la acción o toma de decisiones en el mundo real.
¿Cual es la herramienta adecuada?
Es recomendable que toda PyME cuente con una herramienta de análisis que le permita tomar decisiones basándose en datos reales y dejar un poco de lado la intuición. Sin embargo, la plataforma que se emplee va a depender de la complejidad que tenga la empresa y sus necesidades. Una solida herramienta de inteligencia empresarial (BI) será la base para desplegar iniciativas de gestión de rendimiento empresarial ágiles; EPM será la plataforma que permitirá generar estas iniciativas, su uso dependerá de que tan complicadas sean las decisiones que una organización tenga que tomar y que tan extensa sea la información a desmenuzar, no tiene mucho sentido herramientas tan complejas cuando el volumen de datos es muy reducido.
Actualmente existen un gran número de plataformas que ofrecen los modelos de BI, análisis y EPM integrados de forma que se asegure que no haya perdida de información y que trabajen de forma conjunta para dar solución a las problemáticas de cada empresa. Lo importante es recordar que BI es la base del análisis y gestión de la información y rendimiento de una empresa y que de ahí depende la posibilidad de aplicar modelos y estudios necesarios para no solo conocer como se esta desarrollando, si no aplicar cambios basados en proyecciones futuras.