Recientemente estuve platicando con un amigo que se dedica a brindar servicios de Tecnologías de la Información en las empresas. Durante la conversación me comentó que el director de una de las empresas donde trabaja leyó en alguna revista de negocios acerca de los beneficios que puede obtener una empresa de la implementación de un sistema ERP y le encargó al área de sistemas, osea a mi amigo, la instalación de un ERP esperando de esta manera mejorar la administración de su empresa.

Sin embargo, a pesar de que ya había realizado la instalación de un sistema ERP que ofrecía cobertura para cada departamento hasta el momento no había conseguido que su uso fuera prioritario para cada sección ya sea por falta de interés de los encargados o del propio personal. Una de las excusas más frecuentes que le daban era que el sistema no cubría determinados pasos de sus procesos, lo que le obligaba a realizar desarrollos “a medida” que parchaban parcialmente la situación y estaban llevando a mi amigo a plantearse si realmente un sistema de ERP era una herramienta tan efectiva como lo planteaban los expertos.

De la platica que tuvimos pude concluir que si bien las intenciones del director eran buenas, en cuanto a la uso de un sistema ERP como herramienta de gestión, y las de mi amigo aun mejores tratando de llevar a cabo la tarea que le encargaron; si en el desarrollo de un proyecto de esta naturaleza se deja únicamente en el área de sistemas, el resultado va a ser otro software más instalado en la empresa sin que lleguen a cumplirse los objetivos de mejora en la empresa.

Y es que como se explicó en el articulo Un ERP se ¿instala, se implanta o se implementa? Existe una gran diferencia entre los tres términos, y desde mi punto de vista depende en gran medida del enfoque que se le de al proyecto y las vías por las que se aborde.

Encargar un proyecto de este tipo al área de sistemas y esperar que, por el solo hecho de tener un nuevo sistema, la empresa gestione sus recursos de forma más eficiente, de tal forma que pueda tener un mayor crecimiento es un como querer bajar de peso sin cambiar nuestros hábitos alimenticios. Un ERP no se trata únicamente del software; eso es sólo una pequeña parte de la solución.

Instalar un nuevo software, sin considerar a los usuarios que harán uso del mismo puede resultar bastante estresante para estos al tratarse de algo que tal vez piensen que en realidad no necesiten. A esto hay que añadir que por mucho que se trate de entornos claros e intuitivos necesariamente traen consigo nuevas características desconocidas para el usuario que va a tener que aprender y asimilar; y que sin el seguimiento adecuado necesariamente va a entorpecer su trabajo afectando su rendimiento.

Además, una empresa es una entidad con una serie de departamentos, cada uno con una tarea especifica, distinta a las demás y es bastante difícil que el personal del área de sistemas conozca cuales son las necesidades de cada una de los diferentes departamentos, en que parte de su trabajo diario es donde necesitan más atención o ayuda, etc.

Uno de los factores más importantes para el éxito de un proyecto de implementación de un ERP depende en gran parte de que las actividades y ciclos de trabajo que realiza cada departamento fuera del sistema, se lleven a cabo según su forma óptima, lo que garantiza eliminar errores y vicios que de lo contrario no solo entorpecerán la implementación de un ERP, si no que terminarán por hacer inútil todo el proceso. Esta es una tarea de debe realizar un especialista en gestión de procesos que cuente con los conocimientos necesarios para determinar y sugerir cuales son las áreas donde es necesario hacer más énfasis y cuales los procedimientos que garantizan una mejor aplicación de los recursos, eliminan errores y permita a los usuarios enfocarse en el cumplimiento de sus actividades, metas y proyectos.

Así que, independientemente el sistema ERP que se utilice, para garantizar el éxito de la implementación, y con ello el crecimiento empresarial es necesario que el Gerente o Director, como cabeza de la empresa, se comprometa en realizar las evaluaciones necesarias para verificar los avances alcanzados con forme avanza la implementación.