Para una pequeña y mediana empresa que se dedica a la comercialización de productos tener una adecuada administración de inventario, es algo primordial para que el trabajo fluya de forma afectiva.

Hablando en términos simples, con administración o control de inventario me refiero a tener el conocimiento del volumen de artículos que se tienen disponibles en el almacén.

Conocer cuales son artículos disponibles y los niveles de inventario permite asegurar el movimiento y surtimiento constante de los mismos evitando tener productos rezagados, o que no se tengan en existencia cuando un cliente llega a adquirirlos.

Y no solo eso, los beneficios de tener un adecuado manejo de los almacenes van más lejos:

• Beneficios a nivel empresarial. Tener un conocimiento completo de cuales son los niveles de inventario y llevar un control sobre la entrada y salida de productos ayuda a automatizar las actividades de compras y ventas.

  Cuando un cliente se presenta para adquirir algún articulo espera que dicho artículo este disponible para su compra; no tenerlo en existencia puede provocar que se vaya a comprar con la competencia.

  Una alternativa para responder al consumidor en este tipo de escenarios es darle una fecha de entrega para que pueda pasar a recoger el artículo, o incluso incluir la entrega a domicilio en compensación por el tiempo de espera.

  Sin embargo, si en ese momento el departamento de compras se pone a solicitar la cotización al proveedor, esperar su respuesta, solicitar el producto, etc. es un proceso que va a tomar demasiado tiempo y el cliente obviamente no va a esperar.

  Tampoco es recomendable tener un volumen excesivo de inventario porque, además del espacio que va a ocupar dentro del almacén, puede traer consigo importantes perdidas económicas.

  Si se trata de un producto con caducidad, el tener en demasía puede llevar a perderse con las fechas y dejar rezagados productos caducados o cercanos a vencer.

  Si se trata de productos de temporada una vez que esta se termina la demanda va a disminuir considerablemente y se quede un importante inventario físico almacenado. O incluso puede ser que los artículos se dañen y ya no sea posible venderlos a los consumidores.

• Evitar perdidas y fraudes. Una de las preocupaciones más grandes para los dueños o directores de las pequeñas y medianas empresas es la perdida de productos.

  Un comentario que escucho muy comúnmente es que tienen la sospecha de que les están robando artículos y están buscando formas de evitar que esto pase.

  Tener un control sobre los artículos disponibles en almacén, su ubicación y el historial de entradas y salidas de producto permite llevar una relación de cuantos son los niveles que debería haber y en caso contrario poder dirigirse al responsable para saber que ha pasado con el mismo.

El manejo de almacén puede realizarse de muchas formas. Pudiera ser que en un inicio se realice por medio de hojas de calculo donde se detalle cuales con los artículos disponibles, su ubicación, volumen, entradas y salidas.

Sin embargo, a medida que una empresa crece o aumenta el volumen de su inventario se vuelve una tarea demasiado laboriosa.

A nivel administrativo, cada entrada o salida de almacén significa un movimiento a nivel contable, ordenes de compra y venta por procesar, etc. lo que representa un nuevo trabajo de captura por parte de los diferentes departamentos.

Al final del día pudiera ser incluso que la información capturada este errónea, producto de algún error humano y que debido a los grandes reportes en las hojas de calculo va a ser muy difícil de rastrear y que va a dar como resultado que el volumen supuesto de los inventarios sea falso.

Los sistemas de gestión empresarial permiten automatizar estas actividades evitando los errores de captura y asegurando que todos los departamentos tengan disponible la información que necesitan.

Este tipo de plataformas tecnológicas permiten incluso la integración con otras herramientas para facilitar las tareas de las diferentes áreas de una empresa.

Un lector de código de barras, por ejemplo, permitirá hacer el registro de entradas y salidas de almacén mucho más rápido, al tiempo que se contabilizan de forma más eficiente los artículos involucrados.

Incluso puede realizarse un proceso de impresión de etiquetas con la información de la empresa. Usar dispositivos móviles para que los vendedores validen en el momento si los productos están disponibles, etc.

Los sistemas de gestión empresarial permiten, además, evaluar cuales son los activos disponibles en el almacén, realizar análisis financieros para evaluar las perdidas y ganancias, etc.

Poder hacer estimaciones sobre cual ha sido el comportamiento del mercado los meses o años anteriores permite no solo hacer predicciones sobre cual puede ser el volumen de ventas esperado para el mes en curso. Además permite conocer mejor a los consumidores, cuales con sus necesidades y ofrecerles aquellos productos que les ayuden a cubrir las mismas.

Desde donde se mire una adecuada estrategia de control de inventario permite asegurar la permanencia de la pequeña y mediana empresa, asegurando en todo momento un servicio de calidad a los consumidores para que no vayan a comprar con la competencia.

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