Actualmente la calidad en los procesos y servicios que ofrece una empresa es una característica que le ayuda a asegurar la confianza por parte de los consumidores asegurando la garantía de su compra.

Como forma de regular esta calidad y certificación que sirva, de cara al cliente, para validarla existe la norma ISO 9001. Esta es una certificación a nivel internacional que requiere de un proceso de verificación y validación de los proceso de una empresa. Se puede aplicar a cualquier organización independientemente de su tamaño y ubicación geográfica.

Una organización que cuenta con la certificación ISO 9001 valida que cuenta con la infraestructura, procedimientos y recursos necesarios para tener un rendimiento, eficiencia, servicio al cliente y excelencia en todos y cada uno de sus productos dentro de los mejores estándares de calidad.

Hablando de una empresa de manufactura perseguir la certificación de la norma ISO 9001 puede representar un proceso largo, agresivo y muy costoso.

En este proceso las empresas pueden usar herramientas tecnológicas que les apoyen durante la documentación de sus ciclos de trabajo, evaluar, optimizar sus flujos y asegurar que los departamentos, al interior de la empresa, se encuentran comunicados y tienen toda la información necesaria para realizar sus actividades.

Por otro lado, otro importante reto al que se enfrentan las empresas es la implementación de los sistemas de planificación empresarial o ERP. La introducción de estas plataformas para apoyar las actividades de una organización requiere de una inversión considerable de tiempo y recursos para conocer sus necesidades y objetivos a corto, mediano y largo plazo para alinear las funcionalidades de la herramienta.

A pesar de que ambas estrategias a simple vista pudieran verse como rivales en cuanto a que una empresa tiene que elegir a una de ellas para poder dedicarle todos sus esfuerzos no tiene que ser así.

La adecuada implementación de un sistema ERP va a permitir a la organización contar con toda la documentación y eficiencia en los procesos necesarios para aplicar la certificación ISO 9001.

A fin de asegurar esta realidad es importante que durante la introducción de un sistema ERP se cuiden los siguientes aspectos:

• Descubrimiento de los procesos del sistema

  Un sistema de gestión o ERP es una herramienta empresarial que esta construida en torno a una serie de funcionalidades que el proveedor ha ido detectando son necesarias para las empresas. Desde este punto de vista es necesario que la empresa conozca cuales son los flujos de trabajo de la plataforma, las funcionalidades que ofrece y las posibilidades de crecimiento que brinda para que pueda establecer cuales donde se encuentra actualmente y a donde espera que se encuentre en el futuro al tiempo que realiza toda la documentación necesaria para que no se pierda todo este proceso de evaluación ni quede en el olvido una vez pasadas algunas semanas o meses.

  Un socio consultor durante esta etapa es de gran utilidad, el proveedor del ERP en este caso es la persona que mejor conocen la plataforma y puede acortar esta curva de aprendizaje para la organización.

• Evaluación de la herramienta ERP

  Los beneficios de una herramienta de gestión efectiva van más allá detener centralizada la información de la empresa. Es importante asegurarse de que las funcionalidades que ofrece son sostenibles a futuro, y sobre todo, de que se pueden aumentar las funcionalidades de la plataforma con forme la empresa crece y evoluciona.

  Una herramienta de gestión debe proporcionar agilidad para adaptarse al cambio . La capacidad técnica y experiencia del proveedor, no son características que se puedas subestimar, ya que aseguran que la plataforma no se va a volver o quedar obsoleta.

• Implementación ERP

  Cuando se ha realizado la documentación de los procesos y se conocen los objetivos de crecimiento que persiguen la empresa el proceso de implementación se vuelve un proceso de descubrimiento de la organización.

  Es durante esta etapa que la empresa va optimizando sus ciclos de trabajo y, conociendo el potencial de la herramienta, plantearse nuevas metas y procesos de evaluación para asegurarse que los objetivos de va a ir cumpliendo.

  La participación de los empleados durante este proceso les permitirá ir aceptando el nuevo sistema ERP con mayor facilidad, sintiendo que son parte de un proyecto importante y realizando las tareas con responsabilidad y entusiasmo.

• Certificación ISO

  La implementación de una sistema ERP es un buen momento para iniciar la certificación ISO 9001 porque es precisamente el momento en el que se tiene no solo la documentación necesaria de todos y cada uno de los procesos si no, además, estos que se encuentran en su versión más óptima y efectiva.

  Requisitos principales para acceder a la certificación ISO 9001.

• Apoyo de un proveedor

  Según la empresa United Tube que en el año 2013 lograron la certificación ISO 9001 gracias a la documentación, a los mapeos y gráficos de procesos que habían ido realizando de la mano del proveedor ERP su apoyo represento un ahorro de entre 25 a 50 por ciento del tiempo en estas tareas.

  El proveedor e implementador de la plataforma ERP tiene aquí un papel fundamental ya que no se trata unicamente de instalar un nuevo software en la empresa. Si no que debe asegurarse de que la herramienta refleja los procesos de la empresa. De que estos procesos son los óptimos para asegurar que los usuarios realizan sus actividades con eficiencia y de que todos estos ciclos se encuentran documentados correctamente.

  Como beneficio adicional toda esta documentación será de gran ayuda durante la capacitación de un nuevo personal, ayudando a hacerla mucho más sencilla y eficiente.

Conclusión

Al fin de cuentas todo este proceso debe basarse en el orden natural de las cosas. Porque, ¿quien construiría un sistema de autopistas sin tener el conocimiento claro y detallado de cuales son los patrones de trafico del lugar donde se va a realizar?, ¿o pensaría en hacer un pastel sin conocer cuales son los tiempos de cocción necesarios para no quemar la masa?

De este mismo modo, antes de abordar proyectos de orden empresarial como la implementación de un ERP o una certificación ISO 9001 es importante que se conozca y documente todos los flujos de trabajo de una organización.

Esta documentación a fin de cuentas es la que garantizará un crecimiento ordenado que asegure su éxito. Y es que, a fin de cuentas, el indicador principal que mostrará si un proyecto de esta naturaleza tuvo o no éxito es el retorno de la inversión.

He tenido la oportunidad de platicar con una empresa que tuvo una implementación llena de desarrollos a la medida hace al rededor de 5 años. Actualmente tienen un monstruo con el que si necesitan una nueva funcionalidad, porque las condiciones del mercado han cambiado, necesitan invertir nuevamente en desarrollo ya que la migración y actualización de su plataforma representa un trabajo titánico, no solo por la cantidad de las personalizaciones; si no sobre todo, y que es lo más importante, porque no hay documentación de que se hizo y como se hizo y cualquier cambio puede representar la falla de todo el sistema porque no hay forma de saber todo lo que se puede afectar con ese cambio.

Así, lo más importante antes de iniciar cualquier proyecto de talla empresarial que afecta e involucra todas las áreas, es importante que la organización tenga bien claro que hace, como lo hace y a donde espera llegar en el futuro.

Si quieres conocer como podemos ayudarte en OpenPyme durante este proceso de descubrimiento o en la documentación de tus procesos para acortar la curva de aprendizaje no te  pierdas esta entrevista a uno de nuestros clientes: Un socio en el proceso de implementación de un ERP.