Con la democratización de la tecnología, los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) se han convertido poco a poco en parte importante de los procesos de muchas Pequeñas y Medianas empresas (PyME's).

Integran los procesos de negocios, dan visibilidad a los datos, permiten interactuar más fácilmente con clientes y proveedores, y aportan muchos otros beneficios, que cuando están acompañados de una correcta estrategia empresarial, amplifican las ventajas competitivas de la empresa.

Hay muchas razones para implementar un ERP, y en la mayoría de los proyectos de implementación, se atrae la atención del equipo directivo de la empresa, no solo por la importancia del producto seleccionado para el negocio, sino también por los costos y las complejidades inherentes al proyecto.

Lo que no se dice

Cada día los editores de aplicaciones ERP se enfocan más en lograr la interacción de la cadena de valor de las empresas con el sistema. Esta integración necesariamente requiere de un mayor énfasis en la implementación de la aplicación, el monitoreo y administración de los procesos de negocio y en la configuración y personalización para adaptarse correctamente a las necesidades de la empresa.

Durante las negociaciones previas a la implementación de un sistema ERP, hay ciertas cosas que los vendedores prefieren callar si el cliente no está preparado para hablarlas.

Aquí les detallo los cinco puntos más comunes que callan los vendedores para hacer el proceso de venta más simple.

Un ERP por si solo no representa una ventaja competitiva

No solo hay vendedores que callan esta verdad, sino que incluso hay algunos que todavía abordan al cliente afirmando totalmente lo contrario. La clave aquí está en las palabras por si solo.

Un ERP es un sistema de misión crítica para cualquier empresa, pero lo que realmente aporta una ventaja competitiva son las capacidades únicas de cada empresa. Y estas capacidades no vienen de un sistema de computo sino que son inherentes a la organización.

Podemos afirmar, sin temor a equivocarnos, que la implementación de un ERP es solo el primer paso y no el destino final.

Integrar el ERP con otras aplicaciones puede ser complicado, costoso y difícil de controlar

Siguiendo la idea del punto anterior, para lograr que el ERP sirva de soporte para las ventajas competitivas de la empresa es necesario un integrar sistema con aplicaciones internas y también con las aplicaciones de clientes, proveedores y algunos otros socios estratégicos.

Se estima que los costos del desarrollo de las integraciones varía entre 1 y 10 veces el costo mismo del software. Estos costos dependen de las complejidades técnicas, la estrategia global de la empresa y la flexibilidad para adaptar la solución final.

En la mayoría de los casos, el éxito del proyecto completo de implementación depende del éxito de las integraciones, por lo que en ningún momento deben considerarse de manera trivial.

Muchos ERP no tienen un soporte adecuado para la integración B2B

En palabra simples, las siglas B2B significan la integración, automatización y optimización de los procesos clave de la empresa que se extienden más allá de las fronteras de la organización.

Los procesos clave varían dependiendo del giro de la empresa, la ubicación geográfica o el tamaño, pero un punto permanece constante. La necesidad de automatizar los procesos externos a la empresa, aquellos que se llevan a cabo con clientes y/o proveedores y que permiten apalancar las ventajas competitivas.

Más allá de los procesos de operación, las compañías deben ser capaces responder preguntas e implementar flujos de trabajo y aprobación. Todas estas habilidades están muy por encima de las capacidades disponibles en la mayoría de los paquetes ERP.

La integración de un ERP es un proceso no un proyecto

Nunca se va a llegar a un punto en el que una empresa pueda decir terminamos de implementar nuestro ERP, la razón es simple, los negocios cambian constantemente y el sistema debe reflejar estos cambios.

Los cambios pueden surgir de diferentes necesidades, nuevas regulaciones y requerimientos legales, un cambio en la cadena de suministro, nuevas políticas de relaciones con clientes y/o proveedores, ajustes en los procesos internos, etc.

La integración de un ERP no debe ser vista como un proyecto de una sola vez sino como un proceso continuo para lograr que el sistema sea capaz de adaptarse a los cambios rápidamente.

La estrategia de integración de su software ERP puede no ajustarse a sus necesidades

Aunque en los últimos 10 años los desarrolladores de software ERP han empezado a apreciar la importancia de integrarse con otras aplicaciones, la verdad es que normalmente ponen más énfasis en las capacidades de su propia aplicación que en las capacidades de integración.

Algunos proveedores tienen algunas herramientas para exportación o importación de datos, pero es muy probable que estas herramientas requieran de un trabajo manual extra o que no funcionen adecuadamente.

Escribo estos puntos porque creo que es importante poner atención a estos detalles e informarse mucho más allá del discurso de marketing de los vendedores.

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