Un sistema ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales por sus siglas en inglés) y un sistema CRM (Sistema de Administración de la Relación con los Clientes), son sistemas que trabajan muy bien de manera conjunta. Aunque uno solo de estos sistemas puede aportar buenos resultados a una empresa, su verdadero potencial se alcanza cuando se utilizan de forma conjunta e integrada.
¿Qué es un sistema ERP?
Un Sistema de Información Empresarial (ERP) es un tipo de software de administración empresarial, normalmente compuesto por una serie de módulos o aplicaciones que trabajan de forma conjunta, que se puede utilizar para colectar, guardar, administrar e interpretar los datos generados por los diferentes departamentos de una organización. Un sistema ERP integra las áreas clave de la empresa como compras, ventas, manufactura, recursos humanos, servicios, inventarios, etc, y mejora el flujo de información y facilita el control de los procesos.
Un sistema ERP se enfoca en mejorar el funcionamiento de la empresa u organización. Facilita el flujo de información a lo largo de la organización y gestiona la conexión con los inversionistas y directivos. Al permitir que el trabajo se enfoque en la información en lugar de en las operaciones, un sistema ERP proporciona una herramienta para mejorar los procesos de negocio en general. Algunos sistemas ERP, como el OpenPyme ERP, van un paso más allá y proporcionan además un sistema de Administración de Documentos integrado en sistema.
Cuando una empresa implementa un software ERP, todos los departamentos comparten y tienen acceso a la información actualizada. Además, es posible analizar la rentabilidad y la liquidez de la empresa en cualquier momento.
¿Qué es un sistema CRM?
La Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM) es un enfoque de trabajo que se centra en permitir a la empresa gestionar las relaciones con sus clientes actuales y sus clientes potenciales. Un sistema CRM se utiliza para colectar y compartir la información de los clientes, analizar el historial de interacciones entre el cliente y la empresa y, en general, mejorar la experiencia del cliente.
El objetivo final de un sistema CRM es almacenar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, de tal forma que pueda ser usada para mejorar las ventas, incrementar la retención de clientes y hacer que las relaciones con el cliente sean más eficientes.
Los sistemas CRM recopilan información de una gran cantidad de canales de comunicación diferentes: el sitio web de la empresa, llamadas telefónicas, correos electrónicos, chats, materiales de marketing, redes sociales y más. A través de esta información, la empresa puede aprender acerca de las necesidades de cada uno de los segmentos de su público objetivo y la mejor manera de satisfacer sus necesidades.
Debido a que todos los datos se almacenan de forma estandarizada, es fácil compartir la información al lo largo de toda la empresa. Un CRM puede utilizarse por la alta gerencia para generar un pronostico de ventas, los vendedores pueden utilizarlo para mantener contacto con sus clientes, los empleados de almacén para verificar las direcciones de envío y el departamento financiero puede obtener los datos para generar las facturas de los clientes.
Diferencias entre un ERP y un CRM
Las principales diferencias entre un sistema ERP y un CRM son las siguientes 5:
- Un sistema CRM permite a una empresa llevar un seguimiento detallado de cada transacción realizada con sus clientes. Un ERP ayuda a la empresa a realizar los procesos que se llevan a cabo al interior de toda la organización.
- Un CRM es un software que debería ayudar a simplificar y estandarizar las interacciones con el cliente, gestionar el flujo de ventas, dar soporte a los clientes, aumentar las ventas, hacer un seguimiento de la información del cliente y crear reportes, informes y paneles de trabajo con base en estos datos. Además debe permitir organizar los esfuerzos de marketing, calcular el tiempo invertido en convertir las oportunidades de negocio en nuevos clientes, priorizar las oportunidades de venta agilizar el proceso de ventas, automatizar el servicio al cliente, saber que productos se venden mejor y cuando, administrar las necesidades de inventario con base en los datos históricos sobre las ventas, facilitar el trabajo en equipo para lograr más ventas, administrar el directorio de contactos de la empresa, administrar las oportunidades de negocio, compartir los perfiles de los clientes con los compañeros de trabajo, ver de donde vienen las nuevas oportunidades de negocio, etc.
- Un sistema ERP consolida la información que se genera en los diferentes departamentos y áreas de la empresa para facilitar y automatizar las tareas administrativas como las de contabilidad y finanzas, nómina y recursos humanos, compras, manufactura, distribución y entrega de productos, gestión de la cadena de suministro, gestión de proyectos, reducción de las tareas redundantes y repetidas, disminución de los costos de compra, estandarización y coordinación de los procesos críticos de la empresa.
- Un CRM se enfoca en el aumento de las ventas mientras que un ERP hace énfasis en reducir los costos de operación.
- El concepto de ERP es más antiguo que el de CRM.
¿Qué es más importante un CRM o un ERP?
Decidir que sistema es más importante para una empresa es como tratar de decidir si un coche necesita un motor o un volante. Un sistema CRM ayuda a la empresa a incrementar las ventas y aumentar las utilidades, mientras que un ERP permite guiar con precisión el rumbo de la misma y prevenir con anticipación los obstáculos que se puedan presentar en el camino. Un ERP trabajando en conjunto con un CRM hacen mucho más fácil la tarea de aumentar las utilidades de la empresa incrementando las ventas y reduciendo los costos.
Por regla general una empresa primero necesita tener ventas y utilidades antes de pensar en reducir costos y optimizar procesos, es por eso que es muy frecuente que la primera inversión sea un sistema CRM.
Generar y mantener un cierto volumen de ventas es lo que hace que todas las demás actividades de una empresa sean posibles. Y, a medida que el negocio crece, un sistema ERP se vuelve una necesidad.
¿Cuál de los dos es mejor para empezar?
Por lo regular siempre es mejor empezar con una herramienta sencilla que facilite la gestión de los clientes. Suma CRM es una excelente opción. Este software les permitirá: crear tareas, gestionar negociaciones, añadir contactos cualificados, enviar e-mails y campañas de e-mail marketing y ganar tiempo para dedicárselo a otras actividades.
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¿Porqué utilizar una solución que integre un ERP y un CRM?
Para mejorar las utilidades de una empresa existen dos caminos: aumentar las ventas o reducir los gastos. Usar una solución que integre de manera nativa un sistema ERP y un sistema CRM permite a la empresa utilizar estos dos caminos de manera simultánea. El CRM ayudará a obtener mejores ingresos mientras que el ERP ayudará a reducir los gastos y costos de operación.
Juntos, ambos sistemas pueden ayudar a una empresa a crecer a través una estrategia de eficiencia y otra de expansión aplicadas de manera simultánea. Usados de forma independiente, el ERP y el CRM pueden ser muy útiles pero podrían limitar el crecimiento de la empresa a caminos más estrechos.