Con el paso de los años se han ido mejorando las técnicas y herramientas empleadas para asegurar el éxito de las actividades y estrategias de una empresa.

En la actualidad las herramientas más utilizadas para asegurar la eficiencia están basadas en la Tecnología de la Información; algunos de los principales beneficios que aportan son: la facilidad de acceder a todos los datos alojados en una misma ubicación, y la facilidad para localizarlos rápidamente.

Sin embargo, a pesar de la clara ventaja que representa el hecho de tener el acceso a la información necesaria para la toma de decisiones, si no se tienen establecidos objetivos claros sobre que es lo que se busca alcanzar todos estos datos no necesariamente aportan ventajas y beneficios.

Hablando apropiamente del área de ventas toda esta información puede ser clasificada y ordenada para obtener diferentes métricas que aseguren su crecimiento y que se vean reflejado en el desarrollo de toda la empresa.

Para determinar cuales son las métricas más importantes y a las que se les debe dar una mayor prioridad, es importante contestar la siguiente pregunta: ¿que tanto puede el departamento, vendedor, gerente, etc. controlar o influir sobre los resultados obtenidos?

Basados en esta pregunta las métrica se pueden clasificar en 3 clases y orden de importancia.

1. Métricas directamente controlables: Actividades de ventas

Las métricas sobre la que puede se puede influir directamente son las actividades que realiza el departamento de ventas o los vendedores como tal. Se trata de las únicas métricas sobre las cuales el área de ventas tiene el control y puede asignar objetivos claros, 100% medibles, alcanzables y realistas.

Se refieren tanto a actividades propias de ventas, como a aquellas que se realizan para tener personas mejor capacitadas para realizar su trabajo como cursos y/o capacitaciones que reciban los vendedores, incluso el número de horas que se les dedica durante el proceso de entrenamiento.

Estas métricas pueden ser asignadas de forma unilateral como en el caso de un gerente o director de un equipo e ventas sobre el número de iniciativas y oportunidades por vendedor, etc.

Algunas de estas métricas pueden ser:

• Porcentaje de llamadas realizadas

• Porcentaje de ventas o contratos cerrados durante un mes

• Porcentaje de iniciativas nuevas

• Porcentaje de iniciativas convertidas en oportunidades

Estos indicadores proporcionan información directa sobre cual es el desempeño del equipo de ventas y sobre si la actividades que se están realizando, ayudan o no a cumplir la meta esperada. Hacer las cosas bien hechas el día de hoy, asegura el éxito el día de mañana.

2. Métricas indirectamente controlables: Objetivos de ventas

Si bien estas métricas son importantes, su resultado no solo depende de las actividades que realice el equipo de ventas; de hecho requieren de cierto consentimiento que involucran las decisiones de los propios clientes para realizar o no una compra.

Aunque, por otro lado, el resultado de estas métricas es influenciado indirectamente por las actividades de ventas para lograr obtener resultados positivos.

Por ejemplo, el gerente de ventas no puede forzar a un cliente a que aporte un alto porcentaje de las ventas esperadas, porque eso puede implicar comprar un mayor número de productos. Pero si puede pedir a su equipo que haga una planeación sobre el posible volumen de la venta, para poder determinar si es necesario llegar a más prospectos para alcanzar el volumen económico esperado.

Algunas de estas métricas son:

• Porcentaje de retención de clientes.

• Porcentaje de tratos cerrados.

• Número de nuevos clientes.

• Porcentaje de productos nuevos y ya existentes.

3. Métricas independientes: Los resultados de la empresa.

Estas métricas involucran a los objetivos globales de la organización y necesitan del esfuerzo de todos los que conforman la organización para su cumplimiento, como en el caso de la rentabilidad, participación en el mercado, etc.

Se pudiera pensar que estos resultados tienen una relación directa con el área de ventas y, por lo tanto, puede ser directamente gestionados por este departamento. Sin embargo, si hablamos de las utilidades que una empresa puede percibir no se trata unicamente de la cantidad de dinero que ingrese, también va a afectar el porcentaje al que asciendan los gastos, cuentas por pagar, etc.

Por otro lado, el aumento en la adquisición de nuevos clientes o en el porcentaje de ventas percibidas de cada uno (que es propiamente un objetivo de ventas) debería conducir a un aumento en los ingresos en general.

De esto se puede concluir que, el cumplimiento de los objetivos de una organización, solo se pueden cumplir después de que se han alcanzado los objetivos en las actividades de venta.

Algunas de estas métricas pueden ser:

• Porcentaje de ingresos.

• Rentabilidad.

• Porcentaje de satisfacción de cliente.

Dentro de las empresas estas métricas deben ser constantemente monitoreadas; pero es importante recordar que no pueden ser propiamente gestionadas, por lo que su finalidad debe ser para determinar el éxito de las actividades de ventas y establecer nuevos objetivos.

Conclusión

La finalidad de clasificar las métricas del área de ventas en directa o indirectamente controladas por los integrantes del equipo, es de lograr un control similar al que tienen otros departamentos como el de finanzas y operaciones.

Para asegurar el control en los resultados del departamento de ventas, la atención debe enfocarse en las primeras métricas: las actividades de ventas, que van a llevar al cumplimiento de los objetivos deseados.

Asegurando el éxito, en las actividades de ventas se va a lograr incrementar el porcentaje de ingresos, rentabilidad y participación en el mercado de la empresa en su conjunto.

Consolidar las actividades en el área de las ventas hoy asegura un futuro exitoso para la empresa el día de mañana.

Si quieres conocer como puedes asegurar el cumplimiento de estos objetivos a través de una plataforma de gestión empresarial envíanos un correo a: info@openpyme.mx o a través de este formulario y con gusto te haremos una demostración.