Cuando se trata de asegurar la permanencia en el mercado de las pequeñas y medianas empresas (pyme), el análisis de la información que se genera del trabajo diario es un herramienta de gran importancia, como se ve en el artículo: La gestión financiera para el progreso de la pyme.

Para que el resultado de los análisis sea de verdadera utilidad deben estar basados en información real y sobre todo actual para que a partir de esta se planeen estrategias que verdaderamente ayuden a la organización a dar una respuesta real al mercado y los clientes. Y sobre todo predecir cual sera su situación futura y poder llevar a cabo las acciones necesarias para asegurar su permanencia.

Ya que es a través de esta información que va a ser posible comprobar si las actividades, por ejemplo, de venta y marketing están generando los resultados esperados para establecer acciones que permitan modificar el rumbo que se estaba siguiendo, en caso de que no sea el deseado o maximizar el campo de acción para llegar a un mayor mercado.

Para que una estrategia tenga verdadera repercusión debe estar basada en la información de toda la empresa; desde la cadena de suministro, almacén, compras, ventas, marketing, recursos humanos, etc. Es aquí donde las plataformas integradoras de información como son los sistemas ERP son de gran ayuda para las pymes, que les va a facilitar el trabajo de evitar el doble trabajo de captura, de introducir los datos en más sistemas y los errores que esto pueda traer.

El hecho de que estas herramientas permitan precisamente acceder a la información en tiempo real permite tomar decisiones inmediatas y aumentar las tazas de conversión, ahorrar dinero, mantenerse al tanto de las tendencias del mercado. Y sobre todo, mejorar el servicio al cliente, esta comprobado que el 77% de los consumidores que dejan de comprar para una empresa basan su decisión en una mala atención.

Así, a través de la información que proporcionan los ERP es posible rastrear cuales han sido las quejas de los clientes, en que parte del proceso se esta fallando y tomar las medidas necesarias para corregir el problema asegurando no solo que los consumidores regresen nuevamente, si no al conocida promoción del boca a boda por parte de compradores satisfechos.

Otra funcionalidad que este tipo de herramientas ofrecen es el estudio de cual ha sido el desempeño del personal y verificar el cumplimiento de objetivos, para poder hacer planeaciones para hacer frente a la demanda esperada, establecer estrategias que permitan disminuir tiempos de producción. Programar suspensión de labores, por ejemplo; y que estas no afecten la disposición de productos, etc.

en fin, un sistema ERP permite interpretar, a través de tablas y gráficas, grandes conjuntos de información en tiempo real lo que significa para las pymes tener una comprensión más profunda sobre los consumidores y su flujo de trabajo propio, mejorando el servicio al cliente y el desempeño de los trabajadores.

Algunas de las métricas que van a ser de utilidad para las pymes son:

Financieras

Conocer cuales son los ingresos actuales, los beneficios obtenidos, el flujo de efectivo y los activos a corto plazo permitirá determinar si se cuenta con los recursos necesarios para hacer frente a la demanda futura.

1. Costos: Evaluar el costo de mano de obra, el equipo, las materias primas y varios otros costos involucrados. Será útil para determinar, por ejemplo, cuantos trabajadores se podrá contratar o conservar, dependiendo del dinero del que se dispone y la demanda esperada.

2. Tendencias: Evaluar las últimas tendencias de consumo y el patrón de comportamiento en tiempo real.

Operacionales

Determinar cual es la velocidad en la que se realiza la rotación de inventario, los niveles de producción y el tiempo que se tarda en dar servicio al cliente.

1. Ciclo de producción: El seguimiento de la producción desde la obtención de materia prima hasta la elaboración del producto final.

2. Inventario: Gestionar los niveles de inventario permite determinar el tiempo que tienen los productos almacenados y cuanto tardan en ser reemplazado para tomar las acciones necesarias que permitan establecer acciones para hacer más cortos los ciclos o eliminar aquellos que ya no son útiles.

3. Movimientos de inventario: Hacer el seguimiento de cuales son los movimientos de los productos, desde que entran al almacén hasta que salen, teniendo el registro de quien fue la persona que les dio salida y quien se hizo responsable, permite evitar perdidas de productos.

Ventas y marketing

Los ingresos de ventas, así como el resultado de las campañas de marketing son datos de gran importancia para las estrategias de crecimiento de las pymes.

1. Ventas: Identificar el tiempo de respuesta a una iniciativa, el tiempo que se tarda en establecer el primer contacto, el tiempo que tarda el seguimiento antes de tener una respuesta satisfactoria por parte del cliente; son valores de gran ayuda para establecer los planes de crecimiento.

2. Seguimiento de pedidos: El rastreo de las ventas, envíos, pedidos, entregas realizadas a los clientes permite evaluar la calidad del servicio que se esta prestando para mejorar en caso de ser necesario.

3. Actividades de marketing: Generación de oportunidades, trafico a la web y retención de clientes para determinar si están ofreciendo los resultados esperados.

Contar con una herramienta que integre y presente en tiempo real la información de todas las actividades de una pyme es una importante estrategia que les va a permitir asegurar su permanencia a futuro en el mercado.

Para el año 2016 el 75% de las pequeñas y medianas empresas en México cierran operaciones luego de 2 años de funcionamiento. Contar con un sistema ERP que les permita analizar toda y cada una de sus operaciones es indispensable para asegurar desarrollar las acciones necesarias para asegurar su permanencia a futuro y permanecer en el mercado.

Si tienes una pyme y quieres conocer todas las herramientas que proporciona un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) acércate a nosotros, sin ningún compromisos, y con gusto te haremos una demostración para que puedas conocer los beneficios de esta importante herramienta.