Con el inicio del año nuevo llega un momento de realizar un inventario de los propósitos cumplidos y sobre todo fijarnos nuevos propósitos que nos permitan acércanos a nuestros objetivos durante este año. Si uno de esos objetivos contempla la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales en su negocio, creo que es importante evaluar el universo de los ERP, cuales han sido los avances, alcances y retos que se han identificado en otros proyectos similares.

En un reciente estudio realizado por Evaluando Software a 500 empresas mexicanas se encontró que un 61% de las implementaciones de ERP en México no tienen resultados exitosos, ya que de acuerdo a los directivos de las empresas, los sistemas no alcanzan a cubrir todas las necesidades que tenían y/o las expectativas generadas.

A parte de las opiniones de los directivos se evaluaron una serie de parámetros para determinar si estas variables afectaban o no el éxito de los proyectos y si, en determinado momento, fueron la causa de los resultados que se obtuvieron. Los resultados muestran mucha similitud con el sentir de muchos clientes y prospectos con los que he platicado, por lo que en este artículo me permito dejarles mi opinión personal, que comparto con la mayoría de mis compañeros de trabajo en OpenPyme, con la intención de que sirva de referencia para futuras conversaciones.

1. Actividad de las empresas. Según el estudio el 60% de las empresas evaluadas eran comercializadoras y prestadoras de servicios, mientras que solo el 30% eran manufactureras y textiles; de acuerdo a esto deberían ser mayor los casos de éxito ya que, en teoría, la implementación es más sencilla en las empresas listadas primero ya que no necesitan módulos como almacén, MRP, producción, ni un control tan estricto de inventarios y materiales.

Si bien esta afirmación es cierta para desarrollar un proyecto de implementación debe realizarse con anterioridad una planeación que permita conocer los alcances y tiempos que se le va a dedicar a cada parte a fin de que tanto el sistema como todos los usuarios involucrados vean y asimilen el ERP como una herramienta de trabajo que les va a permitir alcanzar los estándares esperados.

Independientemente de cuales sean los módulos y las expectativas para el sistema, si el proyecto de implementación del sistema ERP no ha sido planeado con anterioridad, es muy difícil que se vaya a tener una implementación exitosa.

2. Número de usuarios que utilizan el ERP. El mayor porcentaje de las empresas evaluadas correspondió a aquellas con un menor número de usuarios (15-50) lo que debería reflejarse en una mejor estructura al interior de la empresa y por lo tanto una mayor una mayor asimilación del nuevo sistema.

Como los autores del estudio plantean el éxito de una implementación es independiente del número de usuarios que vaya a hacer uso del sistema. En muchas ocasiones por efectos de la imposición de un nuevo sistema los usuarios pueden negarse a utilizarlo ya que piensan que les traerá trabajo extra o incluso que va a sustituir en su puesto de trabajo. Por estas razones es importante que se realice una capacitación y un seguimiento en su uso. Siempre hay que tener en cuenta que se trata de un entorno nuevo para los usuarios, que van a necesitar conocer y asimilar.

3. Motivos de la implementación. La exigencia de los clientes y la promoción de los servicios como herramienta de auto promoción; o incluso la moda al ofrecer estatus sobre otras compañías son los principales factores que impulsaron a la adquisición de un ERP.

Hay que tener en cuenta que un sistema ERP es, como lo indican sus siglas, un sistema de gestión de recursos empresariales, que involucra a todas las áreas de una empresa pasando por los directivos que deben encargarse y supervisar directamente de los avances del proyecto; hasta los usuarios finales que harán uso y aplicación del sistema.

Es por esto que, y como se ve en el articulo Las dos motivaciones válidas para implementar un sistema ERP, un proyecto de esta magnitud necesita empezar con objetivos precisos sobre lo que se quiere lograr con su implementación, cuales son los objetivos que se espera lograr ya sea en términos económicos, de ventajas competitivas, ahorros de costos, mejoras en la atención al cliente, etc. Sin estos objetivos claros, la empresa no podrá beneficiarse de las ventajas proporcionadas por un sistema ERP.

4. Razones para la selección de un ERP. Una de las principales razones para la selección de un ERP fue el costo del mismo y la publicidad daba a determinadas marcas; sin embargo en muchas ocasiones no se tuvo en cuenta si el sistema cubría o no las necesidades de cada empresa, siendo solo un 12% de las empresas evaluadas las que basaron su decisión en si cubría o no sus necesidades.

Como ya mencionamos en el punto anterior si vamos a empezar el proyecto de implementación de un ERP, es indispensable que la empresa tenga claros sus objetivos. Un ERP constituye tan solo una herramienta para ayudarle a llegar a sus objetivos. Invertir en una herramienta que no ayuda o apoya en lograr estos objetivos es una inversión sin sentido que además va a entorpecer el camino ya que representa un gasto innecesario; explicamos más del tema en ¿Por que invetir en la implementación de un ERP para la gestión empresarial?.

5. Desvío en tiempo y presupuesto. Es muy común que las empresas no tengan o negocien un esquema de penalización por exceder el tiempo de implementación esperado y que más del 60% de las empresas donde se realiza una implementación sobrepase este tiempo en más del doble.

Antes de iniciar todo proyecto de implementación debe realizarse un estudio completo de los procesos de negocio que se llevan a cabo al interior de la empresa. Esto va a permitir plantear objetivos realistas sobre la dirección y alcances del proyecto. Además, con base en este estudio, los implementadores podrán realizar los cálculos necesarios para determinar el tiempo y etapas en las que se realizará el proyecto y, de esta manera, contar con un calendario de las actividades a realizarse para facilitar la gestión del proyecto y asegurar que los tiempos se cumplan sin que esto implique gastos imprevistos.

6. Desvíos del proyecto. Un gran porcentaje de los proyectos evaluados presento incremento en los presupuestos evaluados debido a funcionalidades adicionales o no evaluadas o solicitadas desde un inicio. Incluso a pesar de que el proyecto cubría únicamente el presupuesto original un gran número de empresas tuvieron que seguir generando reportes, procesos y controles fuera del sistema ERP.

Una vez más se pone de manifiesto la importancia de documentar los procesos de la empresa y realizar un diagnostico empresarial antes de iniciar con el proyecto de implementación. Solo de esta maneara es posible plantear objetivos realistas y abarcar todas y cada una de las áreas de la empresa; priorizar las etapas de desarrollo del proyecto y hasta, llevar a cabo una implementación por partes para facilitar su desarrollo. Todo esto ayudará a que el proyecto se concluya con satisfacción.

Siempre es importante tener en cuenta cada uno de los puntos mencionados al empezar a pensar en realizar una implementación de un ERP. Un sistema ERP no se trata únicamente de un software que se instalará en la empresa sino que, un sistema de esta magnitud involucra a todo el personal, las actividades y procesos de la empresa. Realizar una planeación adecuada va a ser determinante para que el proyecto se concluya con éxito o se convierta en un gasto inútil que va a afectar las finanzas de la empresa y que a la larga va a quedar en desuso.

No hay que olvidar que un ERP es una herramienta de gestión que nos va a dar armas para determinar cuales son las áreas de nuestra empresa que necesitan atención, que productos y campañas de promoción dan mayor resultado, como podemos atraer y fidelizar más clientes por medio de un servicio de calidad, etc.