Para todos aquellos para los que la tecnología y todos los avances tecnológicos se limitan a entrar en internet y revisar nuestro correo o cuenta de facebook, o entrar a buscar sobre alguna información en la que estamos interesados nos es muy difícil entender y sobre todo visualizar los beneficios que todo esto puede traer a nuestra vida de una forma practica. Sobre todo en el ámbito empresarial y laboral.
No significa la sustitución del ser humano por la tecnología, significa aplicar la tecnología para ayudarnos a mejorar la información que tenemos de nuestra empresa y que nos llevará a tomar mejores decisiones; reducir tiempos de producción, gastos de inventario, evitar actividades de reingeniería haciendo doble captura de datos, es decir, optimizar todos los procesos empresariales y mejorar la atención a los clientes, que es nuestra principal finalidad, ya que son el motor principal de nuestro negocio.
¿Que hace a los ERP tan especiales? ERP son las siglas de las palabras inglesas Enterprise Resource Planning, que se traduce como Planeamiento de Recursos Empresariales; son sistemas que manejan de forma integral toda la información de una empresa, siendo una de sus principales características que son modulares y adaptables.
El punto de partida es que una empresa esta conformada por un diferente número de departamentos que tienen diferentes funciones, y que, a la vez están todos relacionados, de manera que cualquier proceso en uno de ellos inicia un proceso en los demás departamentos. Los sistemas ERP permiten la comunicación, que compartan información y funcione de manera automática. De manera que si un cliente realiza un pedido, al ser introducido en el departamento de ventas, se generan eventos en el departamento de almacén, si es un producto a fabricar, en el departamento de producción, de inventario, cobranza, entrega, y por supuesto en la contabilidad.
La empresa no es un ente fijo o inmóvil, si no un ciclo en continuo movimiento, y de esta manera la expone un sistema ERP. En ellos se concibe como un sistema de información gerencial que integra y maneja la planificación de los recursos de manufactura, así como la planificación de materiales; todo esto de forma evolucionada, y como principal prioridad todo esto esta orientado hacia el servicio al cliente.
¿Que relación tienen con las PyMes?
Se considera como PyMes a todas las pequeñas y medianas empresas, en la actualidad hay una extensión del termino MiPyMes que incluye a las micro empresas. En México según el Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI) las MIPyMEs constituyen el 99% del total de las unidades económicas del país, esto representa alrededor del 50% del PIB, y contribuyen a generar más del 70% de los empleos en México. Teniendo en cuenta que por empresa se considera toda aquella actividad donde intervienen recursos humanos, capitales, técnicos y financieros; que realiza actividades económicas relativas a la producción, distribución de bienes y servicios que van a satisfacer las necesidades humanas a través de ciclos de trabajo y relaciones técnicas; y retomando lo expuesto anteriormente las PyMes tienen un papel importante en el proceso de crecimiento y desarrollo económico y social del país.
En México las PyMes en su mayor parte están constituidas por empresas familiares que en la actualidad se enfrentan a la amenaza que constituye para ellas la llegada de las transnacionales y la presencia de las grandes empresas. Tienen una actividad especializada que les permite brindarles a los clientes una atención especial y de acuerdo a sus necesidades, existen un gran número de grandes empresas que subcontratan sus servicios para realizar parte de sus operaciones. Otra de las grandes ventajas es la capacidad de adaptarse a las demandas del mercado.
Todas estas razones hacen indispensable para todas las personas que trabajan en una micro, pequeña o mediana empresa se capaciten y preparen para alcanzar estándares competitivos. Uno de los conceptos que más esta tomando fuerza en la actualidad y que merece una especial atención es el servicio al cliente. Si el cliente esta satisfecho va a regresar en ocasiones futuras, y no solo eso, si el servicio fue bueno va a recomendarlo a sus conocidos.
Hay es donde entran los ERPs, no solo son un invento tecnológico que hará que nuestra empresa se vea bien por tener implementados estos sistemas, lo más importante es que nos va a permitir evaluar nuestros procesos internos para ver la calidad de servicio que estamos prestando; la automatización de estos, de manera que podamos tener la información que necesitamos de manera actual; que utilicemos solo los materiales que realmente necesitamos evitando perdidas de capital, entre otras. Otra de sus grandes ventajas es que ofrecen un mayor conocimiento de nuestro mercado para poder ofrecer a nuestros clientes aquello que realmente necesiten, ver cuales de nuestros productos tienen mayor demanda y a cuales hay que darles una mayor atención.
En la actualidad existen una gran variedad de distintos tipos de ERP que van desde los que tienen una licencia de distribución, que nos ofrecen la ventaja de que hay un respaldo que en el caso de cualquier falla o defecto hay un técnico que nos va a estar asesorando y resolviendo nuestros problemas, además del respaldo de la marca en sí que nos garantiza el producto. Sin embargo, en muchas ocasiones la licencia de funcionamiento es elevada debido a lo anteriormente explicado, la marca principalmente. Otro de los inconvenientes de este tipo de productos es que traen un formato definido y es necesario que nuestra empresa se adapte a este, lo que provoca todo un proceso de implementación que muchas veces dura varios meses por las modificaciones en los procesos que necesariamente hay que realizar.
Por otro lado tenemos los programa de código abierto, que son aquellos en donde entre otras cosas se permite a los programadores el acceso al código fuente, esto trae consigo la adaptabilidad del programa a las necesidades especificas de la empresa, permitiendo la creación de nuevos módulos o la adaptación de los ya existentes. Este tipo de programas tienen para soporte y corrección de fallas no solo al programador o equipo de programadores que realizan la implementación; en la actualidad el código abierto va ganando cada vez más prestigio debido a la gran ventaja de adaptación y al soporte personalizado y especializado; además son programas que continuamente están siendo reevaluados y revisados por todos los programadores de la comunidad que continuamente hacen corrección de fallos y mejoras al código. Los costos de la implementación de este tipo de programas son más reducidos ya que la licencia no tiene ningún costo, solo hay que pagar los gastos de implementación por parte del programador o equipo de programadores, que van a estar respaldando y dando soporte en todo momento.
Los grandes avances tecnológicos suenan muy confusos y problemáticos cuando oímos hablar de ellos, sin embargo, cuando tenemos oportunidad de apreciar las ventajas que representan nos es posible visualizarlas como las herramientas para nuestra vida que en realidad son. Como propietarios de alguna PyMe nuestra principal finalidad es el crecimiento y estabilización de esta para que pueda competir en el mercado actual, toda herramienta que nos represente un beneficio ya sea en cuanto al área contable, de producción, financiera, atención al cliente o todas juntas constituye un importante instrumento que vale la pena poner en practica para ayudar a crecer y a mejorar la estabilidad de nuestra empresa.