En la actualidad es cada vez mayor el número de opciones disponibles para una empresa interesada en introducir un sistema de gestión y planificación empresarial, ERP. Las opciones y los proveedores se han hecho dada vez más grandes.

Las opciones del mercado van desde pequeños sistemas; sistemas enfocados a un determinado sector, a una determinada área de la empresa como puede ser el CRM, etc. Algunas de las soluciones más conocidas son, por ejemplo, SAP, Oracle, Microsoft.

Independientemente del gran avance que ha habido en soluciones ERP una característica que ha impactado y abierto las puertas a este tipo de soluciones por empresas de distintos tamaños, como micro-empresas (1 a 10 empleados), es el acceso por medio de la nube.

A pesar del importante beneficio que esta nueva cualidad de los ERP les proporciona a las empresas como el hecho de reducir los costos de soporte y mantenimiento de la plataforma, el acceso desde cualquier portal web, entre otros; es importante para tomar una adecuada decisión sobre cual solución introducir en una empresa conocer también los contras de esta solución.

El proveedor tienen el control y almacenamiento de toda la información

Al tener el sistema alojado en un servidor, en este caso en la nube, que no es propiedad de la empresa es evidente que la responsabilidad de salvaguardar toda la información que se haya ido cargando en el sistema esta a cargo del proveedor del servicio.

A pesar de que la empresa será responsable de la forma en la que se introducen los datos al sistema y de que este correctamente ordenados y clasificados para permitir generar reportes y análisis de información; la administración de los datos dentro del servidor queda a cargo del proveedor.

El trato que se le va a dar a toda la información sensible y confidencial de la empresa debe estar claro y especificado dentro de los términos de servicio y el aviso de confidencialidad que maneje la empresa proveedora.

Desconocimiento de lo que realmente hace el programa

De forma general cuando se proporciona un servicio de ERP en la nube no se tiene acceso al código fuente del sistema por lo que se desconoce cuales son los procesos que lleva a cabo realmente el sistema o de si existe algún proceso que se desarrollo en segundo plano.

Ni significa que haya algún sistema ERP que haya sido diseñado de forma maliciosa, pero cuando se contrata un proveedor de esta categoría se debe estar seguro de que verdaderamente conoce del sistema y de que cuenta un una buena reputación en el mercado.

Actualizaciones y/o modificaciones sin control por parte del usuario

Esto puede ser algo positivo al tener acceso a actualizaciones constantes que permitan mejorar o agregar nuevas funcionalidades al sistema, reparar algún agujero de seguridad o error que pueda llegar a presentarse o mejorar sus tiempos de respuesta.

Sin embargo, también puede traer contratiempos como que quite alguna funcionalidad que resulte útil o cambie la forma en la que se realiza una determinada tarea lo que obligará al usuario a invertir tiempo buscando si se cuenta con la funcionalidad deseada.

Esto implicará una inversión de tiempo considerable que puede incluir ponerse en contacto en el proveedor y los tiempos de espera que esto signifique.

Funcionalidades limitadas a lo que proveedor ofrezca

Si bien existe una amplia oferta en el mercado para ERPs en la nube el hecho de agregar nuevos módulos o funcionalidades puede implicar un pago para que puedan ser liberadas.

Igualmente para que puedan ser sincronizadas con otras aplicaciones, es necesario contar con la a probación del proveedor, lo que puede representar una limitante para el crecimiento de la empresa.

El acceso es únicamente por internet

A pesar de que el uso del internet esta ampliamente distribuido en todas partes aun el día de hoy existen lugares donde el acceso puede ser bastante deficiente o que las empresas consideren que no es necesario invertir en un buen proveedor de banda ancha.

Esto significaría para las empresas descartar totalmente las opciones de ERP en la nube y realizar todas las instalaciones de forma local.

La seguridad depende exclusivamente del proveedor

No es en realidad una desventaja ni algo propiamente malo, pero las empresas deben asegurarse si el proveedor esta tomando las medidas necesarias para proteger sus datos sensibles de cualquier posible ataque.

Debido a que cada día se oyen de distintos tipos, metodologías, virus, malware que ocupan los agresores de software para poder acceder a los servidores, archivos, etc. el proveedor de servicios debe invertir tiempo y esfuerzo en crear mediadas apropiadas para proteger sus servidores de posibles ataques.

Conclusión

Independientemente de estas desventajas existen también un gran número de ventajas de este tipo de servicio como se pueden ver en el artículo Servicio en la nube VS servidor propio para un sistema ERP, no existe ninguna opción que ofrezca 100% de beneficios, por lo que es importante que las empresas evalúen sus opciones, busquen opciones que les ayuden a disminuir al máximo los posibles puntos en contra y se aseguren de contar con un proveedor que les ayude a sacar el mayor beneficio de la solución que elijan.

Los sistemas ERP son siempre una adecuada inversión para las empresas.