Cuando pregunto a los empresarios sobre porque quieren implementar un ERP las respuestas suelen ser: para que mi empresa funcione mejor, para que me ayude a organizarnos, para reducir los desperdicios, para facilitarnos el trabajo, etc.
Todas estas respuestas hablan de mejorar la eficiencia de la organización. De lo que no se dan cuenta es de que el ERP es solo una de las piezas necesarias para lograr dicha eficiencia.
Otra pieza importante de este rompecabezas son los procesos.
Un proceso no es más que el modo de trabajo que se sigue para realizar una tarea y que involucra a personas de diferentes áreas.
Es común, y seguramente también te pasó a ti, que los procesos se vayan creado de manera orgánica y no estén definidos de manera formal.
Pero entonces, ¿cómo vas a medir los resultados de la implementación del ERP si no comprendes cuál es el rendimiento actual de tu empresa?
El Marco de Clasificación de Procesos es una taxonomía o clasificación de procesos comerciales creada por el Centro Americano de Productividad y Calidad en la década de 1990.
Fue concebido como una herramienta para ayudar en los proyectos de mejora del rendimiento y aumento de competitividad para las empresas americanas.
Dicho marco propone doce grupos de procesos que puedes utilizar para nombrar, organizar y mapear tus procesos.
- Adquirir para retirar: adquisición, administración, mantenimiento y retiro de activos.
- Planeación financiera e informes: todo el proceso relacionado con finanzas, elaboración de presupuestos, gestión de efectivo e informes financieros.
- Contratar y jubilar: desde buscar empleados, contratarlos, incorporarlos, administrarlos y pagarles, hasta su retiro de la empresa.
- Idea a producto: la ingeniería y el desarrollo de un producto nuevo o modificado, la fórmula o receta de elaboración, así como tiempos y equipos necesarios.
- Problema a solución: el proceso de servicio al cliente desde identificar un problema hasta el punto en que se resuelva a satisfacción del cliente.
- Mercado a oportunidad: desarrollo de planes de marketing hasta lograr que un cliente quiera hablar contigo sobre la compra de tus productos o servicios.
- Planificar el inventario: la planificación de la demanda, producción y distribución de productos, la gestión de almacenes y contenedores de inventario.
- Abastecer y pagar: el proceso de adquirir un producto o servicio a precios negociados; recibir el producto y pagar al proveedor por esa pieza o servicio.
- Proyecto a utilidad: todo lo relacionado con el seguimiento de proyectos que se brindan a los clientes, de recursos internos o proyectos de inversión.
- Cotización a efectivo: el proceso de generar una cotización o vender algo con envíos hasta el punto donde se cobra el efectivo por el producto o servicio.
- Programar para producir: manejo de las órdenes de producción para satisfacer la demanda y crear inventario para la distribución o el consumo.
- Servicio a utilidad: procesos de servicio de campo como despacho, contratos de servicio y cobranza.
Tal vez no todos estos grupos existan en tu organización, pero estoy seguro de que cualquiera de los procesos de tu empresa entran en alguno de los grupos que acabo de presentar.
Ahora ya puedes empezar a formalizar tus procesos.
Y si quieres que yo te ayude a documentar y comprender tus procesos actuales, los puntos de dolor asociados a ellos y las mejoras que te gustaría realizar a partir de la implementación de tu nuevo sistema ERP, apúntate a una sesión estratégica conmigo.