Todos los días, muchos negocios al rededor del mundo se hacen esta pregunta: ¿Tengo el inventario adecuado?

Esta pregunta refleja uno de los dilemas más antiguos que existe en los negocios: lograr el balance adecuado entre proporcionar un buen servicio al cliente y la eficiencia financiera. Si se tiene muy poco inventario se corre el riesgo de que cuando los clientes lleguen no se tenga producto que vender y entonces seguramente los clientes se irán a buscar otro proveedor. Por el contrario si se tiene demasiado inventario se tendrá mucho dinero inmovilizado que bien podría hacer falta en otra parte del negocio.

La definición más simple de MRP (Planificación de Recursos Materiales) es la de un software que a través de un algoritmo proporciona un plan de compras, manufactura o transferencia de inventario que permite minimizar los niveles de inventario al mismo tiempo que se maximiza el servicio al cliente.

¿Cómo funciona un sistema de Planificación de Recursos Materiales (MRP)?

En OpenERP/ Odoo los módulos de MRP están asociados al control de la manufactura sin embargo un MRP es útil tanto para empresas de manufactura como para comercializadoras y/o distribuidoras de productos. Es cierto que en una empresa de manufactura mantener el equilibrio de la oferta y la demanda a largo plazo es más complicado porque se tiene que proporcionar la materia prima necesaria para varios niveles de ensambles y subensambles con base en la demanda generada por múltiples ordenes de venta, ordenes de trabajo, transferencias de inventario y ordenes de compra.

Es común que algunos de los subensambles se utilicen, en conjunto con otros materiales, en la lista de materiales de uno o varios productos terminados y que, al mismo tiempo, se vendan por separado como refacciones o accesorios. A eso hay que agregar que en muchas ocasiones las empresas cuentan con varios puntos de almacenamiento, que los tiempos de entrega de cada uno de los productos son diferentes, que la demanda de productos por parte de los clientes suele ser estacional y que el horario de trabajo en las líneas de producción es dinámico. Como resultado, garantizar que en una empresa se tengan disponibles los productos que se necesitan en el momento y lugar precisos se vuelve una tarea de proporciones épicas.

Aquí es donde juega un papel muy importante el MRP. El algoritmo del sistema toma todos estos datos y crea un plan basado en las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto producto se tiene actualmente?
• ¿Dónde está?
• ¿Cuándo se va a recibir más producto?
• ¿Cuánto tiempo se necesita para llevarlo al lugar donde se ocupará?
• ¿Cuándo se necesita?

Puede que haya otras variables que también influyan sobre el plan como los puntos de abastecimiento, máximos y mínimos de inventario por producto, entre otros pero, en última instancia el MRP generará una lista de Ordenes de Compra, Ordenes de Manufactura y Ordenes Transferencias de Inventario. En cada una de esas órdenes se especifican los productos, el lugar a donde deben llegar dichos productos, en caso de las Ordenes de Transferencia además se indica el lugar de donde deben provenir, la cantidad, la fecha de la orden y la fecha de entrega.

El plan generado por el MRP constituye en realidad un concejo muy valioso para el negocio. Si se ejecuta el plan como está especificado se tendrán los materiales disponibles en tiempo y en cantidades suficientes. En caso de que la ejecución del plan falle se corre el riesgo de sufrir desabastecimientos de inventario que pueden derivar en clientes inconformes, la pérdida de ventas y otras oportunidades de negocio.

Pero, ¿qué pasa cuando aunque el plan se lleve a cabo de acuerdo a lo previsto, un cliente cancela una orden de venta o mueve la fecha de entrega? En ese caso es posible que las ordenes de compra ya se hayan enviado a los proveedores o que ya se haya programado una orden de fabricación. En la vida real estás situaciones existen y representan un desafío adicional porque significa que se tiene que administrar variabilidad de la demanda durante el ciclo de vida de una orden de abastecimiento generada como parte del plan del MRP.

¿Cómo se pueden manejar las variaciones en la demanda, especialmente cuando las ordenes de abastecimiento ya han sido procesadas?

Aquí es donde entra en juego las Excepciones del MRP. El sistema de excepciones del MRP es un algoritmo que revisa los pedidos reales y ofrece algunas opciones sobre como proceder ante situaciones inesperadas. Estas opciones pueden ser desde cambiar una fecha de entrega hasta cancelar un pedido completamente. Sin embargo no siempre es posible seguir su concejo.

En esos casos una manera adicional de enfrenta el problema es establecer valores máximos y mínimos de inventario para uno o más productos. De esta forma el MRP generará una orden de abastecimiento para cada producto cuya disponibilidad teórica estará, en un periodo de tiempo futuro, por debajo del inventario mínimo definido. Al procesar esta orden de abastecimiento la disponibilidad del producto en cuestión subirá hasta el valor máximo definido, o hasta la cantidad necesaria para satisfacer la demanda real.

El establecimiento de estos valores máximos y mínimos de inventario para cada productos es un ejemplo de una buena medida de seguridad para los inventarios de la empresa, ya que estos valores se establecen bajo el supuesto de que existen variaciones en la oferta y en la demanda que no se pueden anticipar, y ayudan a moderar el funcionamiento del MRP. Además un buen sistema MRP debe poder analizar los patrones históricos de demanda para un producto determinado y sugerir los valores máximos y mínimos de inventario más apropiados.

Por el contrario, en aquellas empresas que no utilizan un sistema MRP la medida de seguridad generalmente consiste en mantener un inventario de productos arbitrariamente alto por miedo a que se agoten los productos. Se hace de esta manera porque estas empresas no tienen la capacidad de generar un plan de inventarios comprensible que muestre la oferta y la demanda de cada uno de los productos que utilizan en todas sus listas de materiales.

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de Planificación de Recursos Materiales (MRP)?

Aunque a primera vista pareciera que el mayor beneficio de utilizar un sistema MRP es asegurar que las Ordenes de Compra, Ordenes de Manufactura y las Ordenes de Transferencia de inventarios se crean con las cantidades adecuadas para maximizar los niveles de servicio al cliente al mismo tiempo que se minimiza la necesidad de capital inmovilizado en los inventarios, el uso de un sistema MRP otorga otros beneficios mucho mayores.

Un sistema MRP libera al personal del tedio y el trabajo repetitivo necesario para anticiparse a las necesidades de inventario en la empresa. De esta forma tienen el tiempo para enfocarse en las tareas que el sistema no puede hacer como por ejemplo, los compradores pueden concentrarse en negociar mejores condiciones de compra con los proveedores, buscar nuevas fuentes de abastecimiento y garantizar que los materiales comprados cumplan con los estándares de calidad. Los jefes de producción pueden concentrarse en mejorar la calidad y la eficiencia de la producción, etc.

Con un sistema MRP su empresa dejará de estar reaccionando a las emergencias y podrá trabajar de forma proactiva para mejorar y aumentar su rentabilidad.

Un sistema MRP no es la panacea para todos sus problemas de inventario. Como toda herramienta deberá ser utilizada y administrada correctamente y convertirse en parte integral de su cultura empresarial. Si su empresa adquiere la disciplina de asegurar que la información que alimenta al sistema MRP fluye correctamente, obtendrá los beneficios aquí descritos y se convertirá en un lugar de trabajo más gratificante y agradable cada día.

En OpenPyme podemos ayudarle a implementar Odoo, uno de los mejores sistemas MRP de código abierto del mercado, si quiere más información envíenos un correo o puede leer como hemos ayudado a otras empresas como la suya a prosperar al implementar un sistema MRP.