En el mundo de los sistemas de gestión empresarial se maneja un dicho muy popular en el que se sustentan los defensores de estas herramientas para convencer a las pequeñas y medianas empresas de introducir estas plataformas.
Peter Ducker, considerado el padre de la administración moderna lo decía: “Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Si bien esto es cierto y es una de las bases que sustentan los sistemas ERP para aplicarlos en las organizaciones y permitirles a las pequeñas y medianas empresas ser competitivas frente a el competido mercado económico actual; la tarea no termina en la implementación.
La auditoría es una de las estrategias más efectivas para asegurar que la plataforma sigue ofreciendo las funcionalidades esperadas. Además, esta estrategia permite medir y encontrar oportunidades de mejora que van a repercutir en el crecimiento de la organización.
La auditoría puede realizarse con diferentes enfoques y cada uno de ellos es de gran importancia. Las pequeñas y medianas empresas por su tamaño muchas veces no cuentan con un encargado de verificar que los datos maestros que se encuentran en el sistema estén actualizados.
En una ocasión una empresa nos comentó que no estaban obteniendo en los análisis de productos los resultados esperados por lo que tenido que realizar evaluaciones con cada uno de los encargados de los departamentos relacionados. Cuando revisamos la base de datos de sus productos nos encontramos con que habían capturado más de 50 veces la cinta adhesiva con diferentes nombre, presentaciones y más variaciones posibles, se realizaba una nueva captura de producto cada vez que se realizaba una compra.
No tener un encargado del sistema también puede traer problemas con las cuantas de los usuarios, ya sea por que no se les aplican los candados y permisos correspondientes permitiendo que algún nuevo usuario, por el desconocimiento de la herramienta, realice cambios en otras áreas afectando los resultados obtenidos. Incluso puede que no se estén eliminando las cuentas de personal que ya no labora en la empresa.
Independientemente de si se tenga un encargado de la base de datos del sistema ERP o no una auditoría pro activa ayudará a evitar estos escenarios para que se puedan tomar cartas en el asunto antes de que sea tarde o haya alguna situación de emergencia.
Una empresa en una entidad en constante cambio y evolución, por lo que constantemente se generan nuevos procesos, se mejorar los que ya se tienen, etc. Un sistema ERP, como herramienta de gestión, debe adaptarse a las necesidades particulares que la organización, por lo que incluso si en algún momento se considero que esta perfectamente adecuado ya a llegar un momento en que esta circunstancia ya no sea real; además, la tecnología están en constante cambio y continuamente se están generando nuevas funcionalidades y esto incluye los sistemas de gestión empresarial. Estos cambios y nuevas funcionalidades pueden ayudar a la organización a lograr una mejor gestión; sin embargo, si no se realiza una auditoría constante a fin de determinar la implementación más óptima para los mismos no se va a ver el beneficio real.
Esta situación es parecida a el conocimiento que los usuarios tienen de la plataforma. Cuando de implementa un sistema de esta naturaleza se sigue un proceso de capacitación y generalmente hay un periodo de estabilización para acompañar al usuario en el desarrollo de sus actividades y que no tenga ningún problema para llevarla a cabo a través de la herramienta; sin embargo, con el paso del tiempo puede que haya variado el personal y que los nuevos usuarios hayan sido capacitados por otro usuario que les pudo haber transmitido algún mal habito en el uso del sistema, o ellos solos hayan tenido que aprender como llevar a cabo sus tareas sin ayuda.
Verificar cual es el nivel de conocimiento y manejo del sistema de los usuarios va a permitir homologar el conocimiento. Además, va a ayudar a identificar áreas donde los usuarios hayan ido desarrollando procesos más eficientes para que se documenten y formen parte de proceso de capacitación de la empresa para los nuevos empleados.
Es importante realizar que un sistema de gestión es una herramienta y que como tal necesita un constante mantenimiento. Realizar evaluaciones y auditorías periódicas va a permitir determinar las áreas donde puede fallar antes de que ocurra para poder aplicar el correspondientes tratamiento preventivo y evitar de esta forma situaciones de emergencia y un funcionamiento irregular que lleve a que la herramienta no ofrezca los resultados esperados.
Lo importante es recordar que no “lo que no se mide, no se puede mejorar” y que tanto la herramienta como la pequeña y mediana empresa son entidades en constante evolución y movimiento que buscan afianzar su lugar, competitividad, permanencia y prosperidad en el mercado.