Una empresa prospera cuando crece, cambia, evoluciona y no se estanca ni se queda parada en un escenario; por mucho que se haya alcanzado una estabilidad y se sienta cómoda en determinada situación en la que se encuentre, si no sigue cambiando tarde o temprano se va a volver obsoleta y ya no tendrá lugar en el mercado económico actual.
Este pensamiento se debe aplicar a todas y cada una de las herramientas que se empleen para alcanzar cualquiera de los objetivos de desarrollo. Una de las principales herramientas donde se debe emplear esta filosofía y sobre todo tener siempre presente en el momento en que se elija una plataforma adecuada, es el sistema de gestión de recursos empresariales o ERP .
El ERP debe ser la plataforma que integre toda la información que se desprenda de las actividades de la organización; proporcionando la información completa, actual y necesaria para tomar cualquier tipo de decisión relacionada con al organización. Esta característica se debe mantener sin importar cuales sean las condiciones en las que se encuentren.
Los objetivos de crecimiento pueden ser muy variados. Puede buscarse aumentar las ventas sobre determinado producto y en este sentido el ERP debe permitir ajustar niveles de inventario como máximos y mínimos para asegurar que la empresa nos se va a quedar sin existencias. Permitir la entrada y salida de productos de almacén de forma fluida para atender de manera adecuada a los clientes, e incluso abarcar un seguimiento post-venta para asegurar la satisfacción de los clientes y ofrecerle productos relacionados con el que haya adquirido previamente.
Incluso si lo que se quiere es implementar una nueva estrategia para aumentar la venta de productos debe ayudar a visualizar, por ejemplo, cual es el mercado donde se esta teniendo una mejor aceptación, si la estacionalidad tiene alguna influencia sobre la venta, etc. para que a partir de poder determinar cual es la estrategia que ayude a alcanzar las metas de ventas.
Estas características serán diferentes a una empresa que tiene planeado implementar un proceso de producción, en estas circunstancias van a necesitar que al ERP se le pueda incluir un módulo de producción para gestionar su proceso desde la materia prima empleada en cada fase hasta el número de artículos fabricados por lote, etc.
También puede ser que la que empresa en estos momentos se trate de una pyme con menos de 10 empleados y que cuente únicamente con los departamento de compras, ventas y almacén, no tengan ningún equipo de ventas, seguimiento post-ventas ni ningún proceso que incluya un CRM; la contabilidad la lleva un despacho o consultor independiente por fuera de la empresa por lo que no están tampoco interesados en un módulo de contabilidad. Aunque independientemente de que los reportes contables para el SAT se lleven de forma externa es recomendable incluir este módulo para que el dueño o gerente pueda visualizar los estados financieros y cual es el estado económico de la organización. El objetivo de la empresa puede ser crecer en número de empleados, incluyendo un equipo de ventas que realicen un seguimiento de los clientes e incorporar un departamento de contabilidad para centralizar todas las actividades; al momento de elegir la herramienta de gestión, se debe considerar una plataforma modular que permita agregar áreas y departamentos.
Adicionalmente, para una organización en crecimiento es un buen punto considerar los costos y licencias que incluir módulos y usuarios significara, en el caso de elegir un software de propietario, y tener en cuenta el aspecto económico del crecimiento y el ERP a implementar.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es que el sistema cuente con el soporte y respaldo de un proveedor establecido; puede ser incluso una buena idea evaluar si se trata de una organización en crecimiento o de ha quedado estancada. Si los planes de la empresa son los de crecer quiere decir que va a estar en el mercado por mucho tiempo, y es importante asegurar que lo mismo va a suceder con el proveedor, de forma que va a estar proporcionando actualizaciones constantes para irse adaptando a las cambiantes condiciones del mercado, como paso cuando el marketing tradicional cambio al marketing online para obtener resultados de venta. O permitirles a las empresas seguir cumpliendo con las disposiciones tributarias que solicite el SAT que han cambiado tanto en los últimos años.
El plan de negocios de cada empresa incluye particularidades que se sustentan en su estrategia y aquello que la diferencia de la competencia. Cuando se invierte en un sistema de gestión o ERP se debe asegurar que cada una de estas particularidades estén cubiertas por la plataforma y que sigan estando soportadas el día de mañana cuando tanto los objetivos serán diferentes como las condiciones del mercado hayan cambiado.
Las opciones de sistemas que ofrece el mercado es muy variada, desde plataformas en la nube, de licencia, código abierto, etc. No existe una respuesta correcta a cual es el mejor ERP, la decisión depende de cada empresa y de cuales sean sus objetivos estratégicos determinados con anterioridad.