Esta semana recibí una llamada del dueño de una empresa de servicios interesado en adquirir una plataforma ERP para la gestión de sus actividades. Son una compañía pequeña pero que ha ido creciendo, y aunque hasta el momento todo su control lo habían estado realizando a lápiz y papel, en estos momentos, por el volumen de sus operaciones, les resulta una tarea demasiado complicada y están teniendo muchas fugas de información.

Estaba buscando una solución web que le ofreciera el acceso al sistema por una cuota mensual y le evitara las complicaciones de un servicio de actualizaciones, mejoras, etc., como suele pasar con otros software o aplicaciones de cualquier tipo que hay en el mercado.

Tomando en cuenta que se trata de una pequeña empresa, sin un departamento de sistemas, su enfoque me pareció ser el más adecuado. Sin embargo, es necesario evaluar todos los escenarios para poder determinar objetivamente si esta es la opción que más de conviene, sobre todo teniendo en cuenta que se trata de una empresa en crecimiento, que esta evolucionando y cambiando, y se espera que siga por ese camino.

Así que evaluamos juntos los pros y contras de adquirir un servicio de renta de servidor o instalar el sistema en un servidor propio para las pymes, a fin de que tomara la mejor decisión.

La cuestión de los servidores

Rentar un servicio en la nube permite contar con un espacio en el servidor del proveedor, este se hará cargo de mantener los datos y la información segura y protegerla contra cualquier ataque; y mantendrá el sistema actualizado y funcional.

Por otro lado si se realiza la instalación servidor propio esta es tarea del área de sistemas o se tendrá que contratar un proveedor que se asegure de brindar el soporte y mantenimiento adecuado.

Es importante asegurarse que el servicio que se contrate ofrezca actualizaciones que cubran las nuevas modificaciones en materia fiscal que son obligatorias en México para cumplir con la autoridad. Y en caso de no venir incluidas en el servicio cual será el costo de las mismas, para estar preparados y no llevarse sorpresas.

El cargo económico

Un servicio en la nube requiere de pagos mensuales, generalmente depende del número de usuarios y normalmente ya no es necesario realizar ningún cargo. El sistema estará disponible para su uso mientras se pague cada factura.

Para un servidor propio dependiendo de la plataforma que se elija, sera necesario pagar el costo de las licencias y el servicio de soporte que mantenga el sistema actualizado, corrección de errores, mesa de ayuda, etc. En el caso de optar por una plataforma Open Source se tratará solo de un pago soporte que generalmente es anual.

Aunque los cargos de la instalación de un servidor propio pueden, en un inicio, parecer demasiados para el primer año hay que tener presente que en las plataforma Open Source el costo del soporte es independiente del número de usuarios. Y a medida que la empresa crece y se contrata más personal esta cuota puede resultar más económica que un pago mensual que igualmente crece con el número de empleados.

Personalizaciones

Toda las empresas, independientemente de su tamaño, tienen sus propios requerimientos y ciclos de trabajo. Cuando se contrata un servicio en la nube el sistema disponible se trata de una plataforma estandarizada que limita mucho las adaptaciones que pueda haber.

La instalación en un servidor propio de una plataforma OpenSource permite tantas modificaciones y adaptaciones como de recursos se dispongan ya que se trata de una propiedad de la empresa. Cuando se contrata una plataforma con licencias hay que contactar al proveedor para que autorice cualquier cambio o incluso puede que estos no estén permitidos.

Soporte y mantenimiento ERP

En un servicio en la nube viene incluido el soporte y mantenimiento de la plataforma, el proveedor pondrá a disposición su versión más resiente y se asegurará de proteger los datos y hacer las copias necesarias para hacer frente a cualquier eventualidad.

En un servidor propio necesitará un soporte anual para cubrir corrección de errores y actualizaciones, y generalmente necesitará un especialista de tecnologías para servir de enlace entre el proveedor de soporte y las necesidades la empresa.

En general un servicio en la nube y en un servidor propio son muy buenas opciones. En ocasiones algunas empresas optan por rentar un servicio en la nube de forma independiente al proveedor ERP y que este realice en en el espacio rentado la instalación del sistema. De esta forma reducen el costo de tener un servidor físico propio en las instalaciones de la empresa, los costos de mantenimiento asociados; y cuentan con los beneficios de tener una plataforma que sea un activo de la empresa.

Hay empresas proveedoras que ofrecen la facilidad de rentar un servicio en la nube y cuando al empresa esta lista hacer la migración a un servidor propiedad de la empresa pasando a ser proveedores de soporte y mantenimiento de la plataforma.

El punto se centra en sopesar las ventajas y desventajas, evaluarlas y elegir la más adecuada para las necesidades de la empresa y sobre todo para los objetivos a futuro que permitan a la compañía seguir desarrollándose.