Realizar y seguir todos y cada uno de los pasos que tiene un proceso de ventas puede resultar algo bastante tedioso y cansado para todos aquellos que no están familiarizados con este proceso. La incorporación de las Tecnologías de la Información (IT) como herramienta de gestión para la administración de las empresa han incorporado en los procesos de venta un gran número de pasos que hay que mantener registrados y documentados, pero ¿cual es el punto en poner tantos pasos y asentar todos y cada uno de los pasos y actividades que hacemos en relación a la captación de uno o más clientes?

La principal función de los sistemas TI es la de ser una herramienta que va a permitir evaluar y realizar reportes derivados de los datos que con anterioridad fueron cargados en el sistema para de esta manera ser posible determinar si las estrategias de marketing que estamos siguiendo están teniendo aceptación entre nuestro publico meta, puede ser que nos estemos dirigiendo al mercado equivocado por eso no estamos teniendo ninguna respuesta; o que no se esta realizando el seguimiento adecuado y que una vez que los posibles clientes ya han demostrado que están interesados en nuestros servicios no ha habido nadie que se ponga en contacto para ver cuales son sus necesidades y expectativas con respeto a nuestra empresa.

Otra escena es que una vez calificado un cliente no se le esta dando el seguimiento adecuado; se le mando una propuesta pero nunca se contacto para ver cual había sido su respuesta a la misma, o que se la llamó tantas veces que el cliente se sintió molesto y acosado y decidió no aceptar nuestros servicios. Se recibió la respuesta afirmativa pero la atención fue pésima por que para la firma del contrato no estuvo presente el personal adecuado por lo que el cliente decidió que ya no quería tener ninguna relación con la empresa.

Cuando revisamos cada uno de los ejemplos anteriores un experto en la materia podría concluir que estas situaciones que se pudieron haber resuelto siguiendo los pasos del proceso de ventas. Cuando una persona o empresa especifica demuestra que puede tener alguna intención en lo que nosotros podemos ofrecerle es importante introducir esta iniciativa en el sistema y asignarle un encargado de realizar los seguimientos para asegurarnos de que esta recibiendo atención a sus inquietudes. Es importante registrar las llamadas realizadas y de ser posible agregar un resumen de cual fue el tema tratado y cual fue el resultado; esto con la finalidad de que más adelante podamos realizar una evaluación de nuestro desempeño como vendedores, evaluando que es lo que estamos haciendo mal a la hora de convertir un cliente u obtener una entrevista. Saber cuantos clientes tenemos en cada determinada etapa del mismo proceso y cual es la etapa de conversión nos va a ayudar a determinar cual es la parte que necesita nuestra especial atención, en que parte los vendedores necesitan enfocar su interés o poder replantear nuestra estrategia de ventas.

Haber introducido y realizado cada uno de estos procesos en el sistema nos va a permitir que una vez realizada la venta podamos mantenernos en contacto con el cliente y enterarnos de cual es su nivel de satisfacción, solucionar cualquier problema que se pueda tener con el producto adquirido, ofrecerle productos y promociones que puedan ser de su interés y poder mantener una relación a largo plazo con el consumidor.

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Y puede ser que no siempre sea porque no esta capturada la información, puede ser simplemente porque no la busco, y resultar que ya estaba cargado y llegar al caso de tener el mismo artículo cargado más de 50 veces con diferentes nombres.

Si a esto se suma que la persona de almacén, puede que no conozca nada de contabilidad y por lo tanto no tenga idea de cuales son las cuentas donde deben irse asentando las entradas de determinado producto se tiene un escenario bastante grave para confiar verdaderamente en la información contable que presenta el sistema.

Lo que va a llevar al área contable a pasar horas verificando la información y se acaba con situaciones donde ningún miembro de la organización ve la plataforma tecnológica verdaderamente como una herramienta de negocios, si no, más bien como un estorbo a sus actividades.

Y es aquí donde verdaderamente se ve al importancia de contar dentro de la organización con un encargado de hacer la carga y gestión de los datos maestros del sistema, y asegurarse de que no se dupliquen, que estén afectando las cuentas contables correspondientes, etc.

Independientemente de que tan potente sea o no la herramienta tecnológica con la que se este trabajando dentro de una empresa, o que se este pensando introducir, si no se cuidan los pequeños detalles y se empieza asegurando un encargado de la información vital de la organización no importará ni la inversión ni el alcance de la herramienta, no se van a obtener los resultados esperados.

En OpenPyme una de nuestras prioridades es asegurar que las pequeñas y medianas empresas cuenten con las herramienta que les ayuden a alcanzar el éxito en el cumplimiento de sus objetivos empresariales. Contamos con talleres de negocios que te ayudarán a hacer de esto una realidad, si quieres conocer más sobre los mismos contactanos y con gusto te orientemos.