Recientemente, uno de nuestros prospectos me mandó este correo electrónico:

He probado el software que nos hicieron favor de presentar. Subí mucha información importante para nosotros en la demostración y funcionó bastante bien. Sin embargo, siento que necesitamos mucha disciplina en la empresa para ser capaces de implementar esta solución por lo que creo que todavía estamos listos para dar el paso.

Lamento informale que en este momento no vamos a continuar con la implementación de este sistema.

Después de leer el mensaje me surgió la pregunta:

¿En qué momento una empresa está lista para implementar un ERP?

En este caso, podemos inferir que una de las causas principales de no llevar a cabo la implementación de un ERP en la empresa de nuestro prospecto fue la falta de procedimientos estándar en sus operaciones. También me ha tocado ver empresas que han abandonado la implementación de un ERP porque el sistema no se adaptaba a su flujo de trabajo. Y algunas otras han invertido considerables sumas de dinero en sistemas que se quedan guardados, simplemente porque los empleados están demasiado acostumbrados a su forma de trabajo como para pensar en cambiarla.

¿Se necesita disciplina para implementar un ERP?

Ciertamente un ERP ayuda a las empresas a estadarizar los procesos de negocios. Por ejemplo, si en una empresa se requiere que todas las ordenes de entrega sean autorizadas antes de embarcarse, se puede establecer una restricción en el sistema que bloquee las ordenes de entrega no autorizadas y de esta forma se ayude a la gerencia a encuzar el comportamiento de los trabajadores.

En muchas ocasiones los empleados ven este tipo de medidas como una mayor carga de trabajo y no toman en cuenta los beneficios que este esfuerzo extra implica para ellos mismos y para toda la organización. Desde una menor taza de errores, hasta una reducción en las tareas, la disciplina siempre sirve de base para el crecimiento saludable de toda organización.

Sin embargo, nunca se debe pensar que la implementación de un ERP es poner la empresa en una especie de piloto automático.

Caminar antes que correr

Del otro lado están aquellos empresarios que están acostumbrados a trabajar con las clásicas hojas de cálculo de toda la vida y de repente quieren automatizar de forma completa el funcionamiento de sus empresas a tavés de una aplicación.

Son aquellos que piden una aplicación que les ayude a llevar su contabilidad y les avise si se detecta algún movimiento fuera de lo común. Que tenga algún tipo de sistema de vigilancia para evitar los robos en el almacén, y que de paso les diga todos cada mes si su empresa es rentable o no.

Aunque es posible llegar a tener ese tipo de control e las empresas, la realidad es que hay que ir paso a paso. Implementar sistemas sin tener claros los comos y los porques, sólo lleva a la burocracia y a la frustración.

Existen muchas otras razones por las cuales los empresarios se resisten a implementar un sistema de ERP en las empresas. Sólo por nombrar algunas otras:

He trabajado mucho tiempo en elaborar los formatos que utilizo actualmente, es imposible que un sistema me los pueda dar exactamente iguales a los mios.

Todos estamos muy acostumbrados a nuestra aplicación actual como para cambiarla. Si me pusiera e encontrar respuestas a todas y cada una de estas preguntas, estoy seguro de que no terminaría en mucho tiempo.

Sin embargo, después de varios años de experiencia implementando sistemas de ERP en las PyME's, creo que un ERP debe de ser considerado como una herramienta clave para lograr un crecimiento sostenido y nunca es demasiado pronto para empezar a implementarlo.