Sin necesidad de introducir nuevos procesos o cambiar la metodología de trabajo, ¿cuales son los aspectos que se puede mejorar al interior de una empresa para asegurar su competitividad?

Independientemente de cuales sean los objetivos y metas que busca alcanzar una organización y de cual sea la metodología que sigue para obtener resultados la eficiencia al momento de realizar sus actividades es una de las claves para asegurar el cumplimiento de sus metas.

La eficiencia es un punto clave para asegurar una experiencia de un cliente y aun mas si este es de calidad e incluso puede representar una ventaja competitiva frente a otras organizaciones del mismo ramo.

Si se le ofrecen entregas de pedidos en menos de media hora o en el caso de envíos, entregas en el mismo día, si un pedido se realiza antes de una determinada hora el cliente seguramente tomará su decisión de compra más rápido y volverá siempre que necesite el servicio.

Sin embargo, para cumplir estas promesas es necesario asegurar le eficiencia interna de la empresa para incrementar la confiabilidad de una organización a través del cumplimiento de sus promesas de marca.

Uno de los puntos clave para asegurar esta eficiencia, hablando de la entrega de productos, se encuentra en el almacén.

Para que este funcione con eficiencia es necesario conocer cuales son las actividades que se realizan en su interior, cuanto tiempo lleva llevarlas a cabo y cual es el flujo de trabajo de cada una de ellas.

Conocer cada fase del proceso permite identificar cuales son los puntos débiles y las áreas susceptibles a mejorar sin necesidad de incorporar nuevos ciclos de trabajo que aseguren ser más eficientes.

Si una vez que el proveedor ha entregado los productos solicitados por la empresa y estos tardan un periodo considerable de tiempo en ser llevados a su lugar correspondiente o se acumulan en áreas provisionales sin que se tenga un control de cuales y cuantos son los artículos que se encuentran ahí, es evidente que algo no esta funcionando correctamente.

Si se reciben productos y no se conoce su ubicación, al momento de surtir una orden de entrega el encargado se va a llevar una cantidad indeterminada de tiempo en localizar todos los artículos solicitados.

Un sistema de gestión empresarial o ERP es de gran utilidad en este sentido para poder llevar un control de cual es la localización de cada uno de los artículos del almacén, cual es el número de productos que ingreso y cuales son los que se han utilizado para surtir las ordenes de entrega.

A través de estas herramientas y el seguimiento que realizan sobre cada una de las fases de un proceso es posible identificar cuales son las actividades que están generando costos innecesarios a la organización.

Además, si todos los artículos se ingresan y se colocaron en su lugar correspondiente será posible evaluar los tiempos que toma surtir las ordenes de entrega para proponer formas más eficientes de realizar esta actividad.

De esta forma se podrá identificar cuales son los artículos que comúnmente se solicitan con otros productos para poder colocarlos en zonas continuas y no se pierda tiempo recorriendo largas distancias en el almacén.

También será posible generar rutas de recolección de artículos para más de una orden de entrega, para que el recorrido por el almacén se realice con eficiencia.

Otra forma es, identificar los artículos que se solicitan con mayor frecuencia y colocar una área temporal para tener disponible una buena cantidad de estos, cerca del lugar de entrega. Esta es una estrategia que puede emplearse sobre todo cuando se venden artículos de temporada que van a estar siendo altamente solicitados durante un periodo de tiempo, pero no durante todo el año.

De esta forma el encargado de almacén puede identificar áreas de mejora, algunas de las preguntas que pueden hacerse son:

• ¿Hay diferencias significativas entre el tiempo que diferentes turnos tardan en realizar las mismas actividades?

• ¿Cual es el porcentaje de tiempo que tarda un envío en estar listo?

• ¿El tiempo de juntar todos los artículos es mayor al que toma empacarlos?

El almacén es una de las zonas susceptibles a mejora por parte de la organización. Una empresa eficiente no solamente va a ofrecer un servicio de calidad al momento de entregar las compras de los clientes. Su eficiencia se va a ver reflejada en todas y cada una de las áreas y en toda la atención a sus consumidores.

Un sistema de información empresarial es una herramienta de gran utilidad para identificar las áreas susceptibles a mejorar, por lo tanto se trata de una plataforma de gran utilidad para las organizaciones.

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