Elegir un sistema de gestión empresarial o ERP para apoyar a la empresa en el camino para alcanzar metas, diferenciarse y consolidarse en el mercado, etc. no es una tarea sencilla. Las ofertas que hay en el mercado son bastante amplias, y a esto hay que sumar los objetivos que busque alcanzar la organización implementando la herramienta.
Una importante alternativa para las pequeñas y medianas empresas radica en los sistemas ERP modulares, que permiten instalar solo las funcionalidades que estén relacionadas con las áreas con las que cuente la empresa.
Esta alternativa que les permite a las pymes acceder a un sistema a través del cual pueden automatizar y centralizar toda su información sin que dispongan de funcionalidades extras que no solo hagan más pesada la herramienta, si no que distraigan a los usuarios y a lo largo del tiempo lleve a fracasar el proyecto de introducir una herramienta ERP.
A continuación quiero mostrar algunas ventajas y desventajas de utilizar una plataforma ERP modular para las pequeñas y medianas empresas.
Desventajas de los ERP modulares
Actualmente muchos proveedores de software contable han ido incorporando módulos de gestión empresarial que se conectan con el área contable para facilitar las actividades dentro de las organizaciones. Sin embargo, esta sincronización, al haber nacido con otra naturaleza puede no cumplir los objetivos de ayudar a hacer más eficiente las labores administrativas dentro de la organización.
Esto puede deberse a que al ser módulos separados la información puede estar duplicada o resultar redundante; o que independientemente de que haya una conexión no se de la actualización automática de la misma como en el caso de una venta y los niveles de inventario disponible y las alertas para surtimiento cuando se lleve a los niveles mínimos,etc.
Actualmente existe un rápido crecimiento en cuanto al acceso de los sistemas ERP en la nube. Este servicio ayuda a abaratar mucho los costos para las pequeñas y medianas empresas debido a que los costos de mantenimiento se distribuyen entre los usuarios de la nube, en lugar de que sea la empresa la que corra con los gastos de tener que soportar un servidor propio. Sin embargo, esto trae la desventaja de que el sistema que se adquiere muchas veces viene con los módulos y funcionalidades estándar y con todos los módulos y funcionalidades instalados lo que a la larga va a complicar las tareas de la empresa debido a que puede tener funciones de más y afectar el funcionamiento general del sistema.
Ventajas de los ERP modulares
En sistema ERP modular permite instalar únicamente los módulos relacionados con las áreas con las que cuente una empresa. Por ejemplo, pudiera ser que se trate de una empresa que no tienen atención al publico en general, por lo que contar con un módulo de Punto de Venta es algo irrelevante.
Cuando se trata de la implementación de un sistema ERP se habla de una completa transformación empresarial que va desde que los usuarios aprendan a utilizar la nueva herramienta, nuevas formas de realizar las operaciones diarias, evaluación de procesos, depuración de datos maestros que ya no se utilicen(clientes, proveedores, productos, etc), etc.
El cambio y transformación que sufren las organizaciones es muy grande lo que, si no se aborda de una forma adecuada, puede traer como consecuencia que el proyecto fracase. Una buena alternativa para asegurar que se van cubriendo todas las áreas de una empresa y se van atacando cada uno de los puntos de una implementación sin que esto resulte un choque para los usuarios, es ir de lo particular a lo complejo.
Iniciar la implementación con una área de la empresa, y que una vez que tengan dominado el desarrollo de sus actividades se vayan incluyendo más departamentos, es una estrategia que ayudará a evitar que los usuarios entren en pánico por brincar de lleno a una nueva herramienta sobre la que no están seguros de su uso ni si les va a dar los resultados que necesitan. De esta forma ir instalando los módulos con forme se van abarcando más secciones de la empresa les permitirá irse familiarizando poco a poco con el sistema.
Otro de los grandes beneficios de los sistemas ERP es que crecen y evolucionan junto con la pequeña empresa en su paso a convertirse en una mediana organización ofreciéndole todas las funcionalidades que va necesitando.
Ambos beneficios permiten además distribuir el costo de la implementación a medida que los módulos se van incorporando y hacer los costos más accesibles para la empresa.
Actualmente existen un gran número de organizaciones que cuentan con más de una empresa, ya sea por diversificación de actividades, o porque atacan diferentes mercados, o por estrategia fiscal. Independientemente de la razón, cada empresa tiene sus propias necesidades, por lo que un sistema que permita el manejo multi-empresa y que a cada empresa se le pueda dar de alta únicamente los módulos que ocupará es un importante beneficio.
Una empresa con más de una sucursal también puede beneficiarse de un sistema ERP modular y que la matriz cuente con todos los módulos y funcionalidades, mientras que las sucursales pueden ser mucho más sencillas y reducidas en cuanto a los módulos que va a necesitar.
Conclusión
No hay una respuesta correcta sobre cual es el sistema ERP que más conviene a una organización, cada empresa tiene sus propias necesidades y objetivos a cumplir. Un sistema ERP modular ofrece tanto ventajas como desventajas; sin embargo, un gran porcentaje del éxito de una implementación de este tipo de herramientas radica en el proveedor. Una vez que hayas decidido si necesitaras o no un sistema modular, asegúrate de localizar a un proveedor que conozca no solo el funcionamiento de la herramienta; si no que entienda de gestión empresarial y cuente con consultores que te acompañaran durante todo el proceso asegurándose que tanto los usuarios hagan uso correcto y completo de la herramienta, como que podrás obtener todas las respuestas que necesitas.
Si estas interesado en que te hagamos un tour de como funciona el sistema OpenPyme ERP y cuales son los servicios que ofrecemos, ponte en contacto con nosotros aquí.
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Cortesía de Nube Villanet