Introducir las tecnologías más modernas no garantiza el éxito

Caso de estudio

María José Cruz Lozano

Esta es la historia de otra marca alemana: Haribo, que se dedica a la fabricación de los ositos y dulces de goma más populares de Europa.

Haribo, en el año 2018 buscaba agilizar su producción y modernizar su obsoleto sistema de gestión de mercancías, por lo que decidieron apostar por el sistema de gestión empresarial SAP 4HANA e implementarlo en sus 16 fabricas de dulces en 10 diferentes países.

Hasta ese momento, muchos de los sistemas que utilizaban las diferentes sucursales se remontaban a la década de 1980, por esta razón la migración fue muy esperada por toda la organización. Sin embargo, la introducción de la nueva plataforma no fue tan fluida o fluida como se esperaba.

Al poco tiempo del poner el nuevo sistema en funcionamiento, empezaron a tener interrupciones en la producción. Estos contratiempos en las operaciones de la cadena de suministro les llevaron a entregas perdidas en los supermercados y, para finales de ese mismo año, la empresa experimentó una disminución del 25% en sus ventas.

En ese momento se canceló definitivamente el proyecto, y aunque es posible que Haribo no haya gastado cientos de millones en su implementación, ni haya emprendido acciones legales contra su integrador de sistemas, las interrupciones de la cadena de suministro y la pérdida de ingresos que experimentaron son situaciones que pueden paralizar muchas empresas e incluso llevarlas a la quiebra.

Una de las causas por la que las operaciones de Haribo se vieron interrumpidas fue que la empresa descubrió, posterior a la puesta en producción, que sus procesos comerciales no eran compatibles con el software.

Este hecho sugiere dos alternativas:

  1. No se dedicó suficiente tiempo al mapeo, gestión y planeación a futuro de sus procesos comerciales,

  2. No se sabía cuándo debería ocurrir la administración de los procesos comerciales durante su transformación digital.

Es importante recordar que un proyecto de Transformación Digital es una herramienta para el crecimiento de la empresa. Por lo tanto, es indispensable que, antes de cualquier implementación, se tenga claro cuales son los procesos de la empresa y cuales los objetivos estratégicos que se buscan conseguir, para de esta forma orientar hacia esta meta todo el trabajo de la Transformación.

Así como los procesos de negocio deben estar claramente definidos, cualquier herramienta tecnológica debe alinearse claramente con el modelo de negocio a futuro. En el caso de Haribo, estaban expandiendo sus operaciones internacionales de fabricación y cadena de suministro, algo con lo que su transformación de SAP puede haber estado desalineada.

Además, como parte de cualquier proyecto de Transformación Digital donde van a estar involucrados todos los componentes de un sistema: personas, procesos y herramientas tecnológicas; es importante que se tenga un plan para identificar y mitigar los riesgos y amenazas que se puedan presentar en el proyecto.

No es realista esperar que un sistema funcione por completo y de manera sincronizada desde primer día, hay muchas variables que lo pueden afectar, desde personas que no están conformes con el proyecto, escenarios que no se habían contemplado, etc.

Además, y siguiendo sobre esta linea, antes de poner en funcionamiento cualquier herramienta tecnológica es importante contar con un entorno de pruebas que permita asegurarse de que realmente funciona como se espera. El equipo de la empresa y los usuarios claves deben dedicar tiempo para realizar las pruebas que validen la nueva plataforma.

A medida que se realizan estas pruebas, se deben verificar varios controles de calidad, incluidas las preocupaciones sobre la cadena de suministro. De esta manera, se hubieran podido detectar problemas importantes antes de la fecha de inicio y tomado las medidas necesarias para solucionarlos.

El hecho de que Haribo solo descubra sus problemas después de su implementación sugiere que podría haber habido fallas importantes en su estrategia de prueba del sistema ERP.

Nuevamente, y antes de terminar vamos a hacer hincapié en la importancia de que la dirección general de la empresa este comprometida e involucrada en los avances de todo proyecto de Transformación Digital. No se un caso aislado cuando los usuarios claves aseguran y validan haber realizado pruebas sobre la herramienta ERP y las necesidades de la empresa, sin embargo, cuando se migra en productivo surgen problemas que sugieren lo contrario.

Es entonces cuando surge una pregunta: ¿si la dirección no esta realmente involucrada con el proyecto, de que manera se les puede exigir lo mismo a los mando medios o usuarios finales?

Si Haribo tuviera este tipo de respaldo de la dirección general y el compromiso de la parte operativa de la empresa, es posible que muchos de sus problemas de Transformación Digital hubieran tenido menos consecuencias.

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