¿Cómo saber si la implementación del ERP está ayudando a mi empresa?
Conozco a varios empresarios que llevan 4 o 5 años trabajando en la implementación de su ERP y, cuándo les pregunto si todavía les falta mucho tiempo para terminar, no saben como responder.
Como todo en la vida, para saber que tan cerca estás de alcanzar un objetivo tienes que tener una forma de medirlo.
Por desgracia, la implementación de un sistema ERP puede ser un proceso tan complejo que, la forma de medir el impacto que está teniendo en la organización no siempre es fácil de determinar.
Por eso, hoy quiero compartir contigo una serie de indicadores o KPIs que puedes utilizar para saber exactamente que tan cerca estás de terminar la implementación e impulsar la adopción del nuevo sistema.
- Porcentaje de uso del sistema. Este indicador te ayudará a identificar a los colaboradores que continúan trabajando de la forma antigua para que te puedas concentrar en mejorar su experiencia con el nuevo sistema. Un ERP es útil solamente cuando todos los empleados lo adoptan para realizar su trabajo diario.
- Precisión del inventario. Conocer cuanto producto tienes en inventario y donde se encuentra es un concepto básico para el buen funcionamiento del sistema. Con forme pase el tiempo, las discrepancias entre la realidad y el sistema deben ser cada vez menores.
- Porcentaje de pólizas contables elaboradas de forma manual. Cada vez que los contadores son responsables de ingresar datos a mano al sistema, existe un riesgo de error. Automatizar la mayor cantidad de pólizas posible mejora la calidad de la información.
- Tiempo para cerrar el periodo contable. Realizar un cierre contable eficiente, preciso y transparente es un paso esencial para facilitar el procesamiento de la emisión de los estados financieros. Entre menos tiempo tardes en cerrar el periodo contable mejor.
- Costo en tecnología por usuario. Conforme vas sustituyendo la maraña de sistemas y procesos heredados el costo de la tecnología debe tender a disminuir. Si no pasa, es probable que haya un error en algún proceso que hay que encontrar y eliminar lo más rápidamente posible.
- Satisfacción del cliente. No es un indicador fácil de medir. Sin embargo la mejora en la eficiencia y el hecho de que el personal tenga más tiempo para atender a los clientes debería de aumentar este valor.
- Ventas y margenes promedio. Aunque pueden verse afectados por otros factores, en términos generales, estos valores tienen a crecer debido al aumento en la satisfacción de los clientes y la reducción en los ciclos de ventas.
- Cuentas de cliente perdidas. De la misma manera, el aumento en la satisfacción de los clientes y la reducción en los costos debería traducirse en mayores ventajas competitivas y un menor número de clientes perdidos.
- Estadísticas de los proveedores. Un ERP efectivo te ayuda a reducir los costos y maximizar las compras mejorando así tu poder adquisitivo.
Implementar un ERP no es una carrera de 100 metros. Es, más bien, una carrera de fondo. Ten paciencia.
Algunos indicadores mejorarán inmediatamente. Otros tardarán más. Pero no te desanimes.
A veces las mejoras resultantes de la implementación de un ERP tardan en llegar, pero no quiere decir que seas mal administrador, sino que a lo mejor no enfocado tus fuerzas en el lugar correcto.
O simplemente que tienes que refinar más tus procesos internos.
Así que sigue intentándolo.
¿Qué me dices, dispuesto a seleccionar los indicadores que debes de monitorear?
