Internet Comunicate
Cómo ayudó un ERP a un proveedor de servicios de internet a ser más eficiente
José Antonio Padilla Castillo, gerente de la empresa Internet Comunicate necesitaba una herramienta que le permitiera obtener un mejor enfoque acerca del estado financiero de las tres empresas que dirige. Las herramientas aisladas que manejaba le dificultaban visualizar los recursos que tenían disponibles y los proyectos pendientes clasificados por orden de importancia. Esto les ocasionaba importantes pérdidas de tiempo y clientes insatisfechos.
EL DESAFÍO
La empresa Internet Comunícate cuenta con dos empresas hermanas, las tres empresas están a cargo de José Antonio. Debido a esto, la prioridad principal de José Antonio era encontrar una plataforma que le permitiera obtener el control de las operaciones diarias en las áreas de contabilidad, finanzas y producción de cada una de las empresas
Además, necesitaba integrar la información de los resultados financieros de las tres empresas para poder tomar decisiones que ayudaran al crecimiento de todo el grupo.
Todas las actividades de gestión se realizaban con herramientas aisladas, esto ocasionaba que las operaciones al interior de cada una de las empresas carecieran de adecuados mecanismos de control. Esta falta de organización les provocó varios errores importantes y atrasos en las entregas de sus servicios lo que les generaba costos adicionales y clientes insatisfechos.
También habían perdido la oportunidad de participar en algunos proyectos importantes por una aparente falta de recursos que se había visto desmentida con posterioridad. La consolidación de los datos financieros era realizada de forma manual, esto ocasionaba una gran cantidad de errores que hacían difícil la toma de decisiones y el logro de los objetivos establecidos, llegando a afectar el rendimiento del personal de la empresa.
La implementación del sistema ERP por parte de OpenPyme para la administración y gestión de las actividades para las tres empresas se llevó a cabo de manera integral abarcando las áreas de contabilidad, finanzas, gestión de ventas y compras, seguimiento de incidencias y planeación de proyectos y tareas.
El proceso de implementación inició con un curso de capacitación para el personal clave de la empresa durante el cual se familiarizaron con el sistema y las funcionalidades de cada una de las áreas que se iban a trabajar.
Durante esta etapa, la interfaz de usuario de OpenPyme ERP que proporciona un entorno claro, intuitivo y fácil de utilizar ayudó a que los usuarios finales se adaptaran rápidamente al nuevo sistema.
Una parte importante de la implementación fue habilitar el funcionamiento del modo multi-compañía de OpenPyme ERP para permitir que las empresas realizaran compras entre si y compartieran personal en algunos de los procesos internos. De esta forma, por ejemplo, se tiene una sola mesa de soporte para las tres compañías, y el personal selecciona en que empresa trabajar en base al cliente al que están atendiendo.
También se habilitó la gestión de contratos y la emisión automática de facturas para los servicios contratados en renta. Al integrar el departamento de cobranza con la emisión automática de facturas aumentó la efectividad del departamento de cobranza y mejoró el flujo de efectivo.
Tan solo tres meses después de haber implementado OpenPyme ERP el grupo Internet Comunícate ha logrado automatizar sus procesos, los empleados están más enfocados en su trabajo, y José Antonio tiene a su disposición la información necesaria para dirigir correctamente el rumbo de sus empresas.
Además, los indicadores y los tableros de control permiten a todos mantener el enfoque en las metas asegurando así el crecimiento de la empresa.
PLAN DE CRECIMIENTO...
José Antonio tiene contemplado continuar con el proceso de implementación, integrando algunos procesos y ciclos particulares que no se incluyeron en esta primera fase.
Espera que con la automatización de estos procesos puedan alcanzar un mayor rendimiento en las actividades diarias que les ayuden a continuar con el desarrollo y crecimiento de las empresas.
